دليل إعداد وإدارة المخزون في وافق

تعتمد الكثير من العمليات اليومية—من إصدار الفواتير إلى إصدار التقارير المالية—على إدارة دقيقة للمنتجات والمخزون. 

وفي وافق، يسرنا كامل التجربة، لإضافة المنتجات، وربطها بالمستودعات، وتتبع الكميات والتكاليف لحظة بلحظة.

في هذا الدليل، نأخذك في جولة عملية تبدأ من أول منتج تضيفه، وتنتهي بإدارة حركة المخزون وتحليلها بدقة في التقارير.

إضافة منتج جديد 

لإضافة منتج جديد في وافق، اضغط على "منتجات، خدمات، مخزون" من القائمة الرئيسية، اختر "المنتجات والخدمات"، ثم اضغط على زر "إضافة".

عند إضافة منتج جديد، تظهر لك مجموعة من الحقول الإجبارية تحت عنوان "المعلومات الأساسية"، وتشمل ما يلي:

• الحالة:
  يحدد هذا الحقل إذا ما كان المنتج نشطًا ومٌستخدَّمًا في الفواتير والمعاملات أم لا.
  • اختر "مُفعّل" إذا كان المنتج متاحًا للبيع أو الشراء.
  • أو "غير مُفعّل" إذا لم تعد تتعامل به حاليًا.
• اسم المنتج:
  أدخِل اسمًا واضحًا ومعبّرًا لتمييز المنتج به في كافة المستندات.
• تتبع المخزون:
  استخدم هذا الخيار لتحديد إذا ما كان المنتج يحتاج إلى التتبع.
  • "مُتتبع": إذا كان المنتج ماديًا وتحتاج لمعرفة رصيده في المخزون بدقة، وهو ما يعفيك من حالات النفاد أو التكدّس.
  • "غير متتبع": إذا كان المنتج خدمة أو سلعة لا تحتاج إلى مراقبة كميات، مما يبسط البيانات ويقلّل من تعقيد العمليات.

في  حالة إدخال معلومات المنتج الاختيارية؛ تظهر تلقائيًا عند استخدام المنتج في أي من مستندات النظام كفواتير البيع والشراء، مما يوفر عليك إعادة إدخالها في كل مرة. 

ومع ذلك، يمكنك دائمًا تعديل أي من هذه القيم داخل المستند نفسه إن كانت هناك حالة خاصة.

الحقول الاختيارية تشمل:

تفاصيل المنتج

• رمز المنتج: أدخِل رمزًا فريدًا لتعريف المنتج.
• وحدة القياس: اختر الوحدة التي تعبّر عن طريقة بيع أو تخزين المنتج (مثل: قطعة، كيلوجرام، صندوق).
• الوصف:  أضف وصفًا للمنتج.

تفاصيل البيع

• سعر البيع: حدّد السعر الافتراضي الذي يظهر تلقائيًا عند إنشاء فاتورة بيع.
• حساب الإيرادات: اختر الحساب الذي يُسجَّل فيه الدخل الناتج عن بيع هذا المنتج.
• معدل ضريبة المبيعات: عيّن معدل الضريبة المطبق عند بيع المنتج.

تفاصيل الشراء

• تكلفة الشراء: أدخِل سعر الشراء المعتاد الذي تدفعه للمورد مقابل هذا المنتج، ليظهر تلقائيًا في فواتير الشراء.
• حساب المصروف: حدّد الحساب المناسب لتسجيل تكلفة المنتج أو المصروفات المرتبطة بشرائه.
• معدل ضريبة الشراء: عيّن معدل الضريبة المطبق عند شراء المنتج.

يمكنك إرفاق الملفات/ الصور المرادة بالمنتج وذلك بالضغط على زر "+" الموجود بجانب خيار "إضافة صور"، ثم اختر الملف من جهازك أو حدده من الملفات التي سبق رفعها.

 

 

قائمة المنتجات

بعد إضافة منتج جديد أو عند الضغط على "المنتجات والخدمات" المنسدلة عن "منتجات، خدمات، مخزون" بالقائمة الرئيسية، تظهر لك قائمة المنتجات؛ حيث تجد كل المنتجات والخدمات المُسجّلة في النظام، ويمكنك من خلال هذه الشاشة تنفيذ العديد من الإجراءات، منها:

1. زر العرض
   بالضغط على زر "اضغط لعرض الاستمارة" تُعرَّض تفاصيل المنتج في شاشة منفصلة حيث تستطيع المراجعة أو التعديل.
2. شريط البحث
   استخدمه للعثور على منتج معين بكتابة اسمه أو جزء منه.
3. أزرار الإجراءات
   • ترتيب: اضغط عليه للتحكم في ترتيب المنتجات وفق بعض المحددات مثل تاريخ الإنشاء أو التعديل.
   • تصفية: اضغط عليه لحصر النتائج ضمن بعض المحددات مثل الحالة أو نوع تتبع المخزون.
   • الاستيراد: اضغط على زر الاستيراد إن أردت رفع المنتجات دفعة واحدة من ملف خارجي.
   • التصدير: اضغط على زر التصدير لتحميل نسخة من قائمة منتجاتك في وافق وحفظها في ملف/ مكان خارجي.

أهم حقول قائمة المنتجات وكيفية إدارتها

نعرض في السطور القادمة بعض الحقول المرتبطة بحركة المخزون ومعاملات البيع والشراء المتعلقة به، مما يساعدك على تتبع كميات وأسعار مخزونك بدقة:

• الكمية الحالية:
  يُظهر هذا الحقل الكمية الفعلية من المنتج في المخزون في الوقت الحالي.
  ويتم تحديثه تلقائيًا من قِبل النظام عند تسجيل فاتورة شراء أو بيع، أو عند تنفيذ عملية مؤثرة على الكمية كالمرتجعات.

   

  لا يمكن تعديل هذا الحقل يدويًا؛ لذا في حال احتجت إلى تعديل الكمية يدويًا—لتقليل الكمية بسبب عجز تم اكتشافه أثناء الجرد الفعلي مثلًا، أو زيادتها لإدخال رصيد افتتاحي لمنتج جديد—يجب استخدام خاصية "تعديلات المخزون" بدلاً من ذلك.

   

  • معدل تكلفة الوحدة:
    يُمثل هذا الحقل متوسط التكلفة المرجّحة لشراء المنتج.
    • إذا قمت بشراء المنتج عدة مرات وبأسعار مختلفة، يقوم النظام بحساب المتوسط تلقائيًا ليعكس التكلفة الحقيقية لكل وحدة في المخزون.
  • قيمة المخزون:
    تمثل القيمة الإجمالية للكمية المتوفرة حاليًا من المنتج.
    يتم احتسابها من خلال ضرب "الكمية المتوفرة" في "معدل تكلفة الوحدة".
    • على سبيل المثال: إذا كان لديك 50 وحدة في المخزون ومعدل تكلفة الوحدة 20 ريالًا، فإن قيمة المخزون هي 50 × 20 = 1,000 ريال.
  • تكلفة الشراء:
    السعر المدفوع مقابل شراء وحدة واحدة من المنتج، وتُستمد من السعر المُدخل عند تسجيل المنتج على وافق في غير تأثر بالتغيرات الطارئة على السعر كما توثق فواتير المشتريات.

   

  

إضافة المستودعات وربطها بحسابات المخزون

لإضافة مستودع جديد، اضغط على "المستودعات" المنسدلة عن "منتجات، خدمات، مخزون" بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على زر "أضف".

 

أدخل بيانات المستودع كما يلي:

• المعرف:
  أدخِل رمزًا فريدًا لتعريف المستودع داخل النظام.
• الاسم:
  أدخِل اسم المستودع بالشكل الذي يُسهّل التعرف عليه لاحقًا في الفواتير والتقارير.
• رقم الهاتف:
  أضف رقم اتصال لتسهيل التواصل في ما يخص العمليات المرتبطة بالمستودع.
• العنوان:
  أدخِل موقع المستودع بشكل مفصّل، مع الرمز البريدي، لضمان تحديده بدقة جغرافية.

بعد الإنتهاء من تعبئة البيانات، اضغط على زر "حفظ" لتأكيد إضافة المستودع.

 

 

قائمة المستودعات

بعد إضافة مستودع جديد أو عند الضغط على "المستودعات" المنسدلة عن "منتجات، خدمات، مخزون" بالقائمة الرئيسية، تظهر لك قائمة المستودعات؛ حيث تجد كل المستودعات المُسجّلة في النظام، ويمكنك من خلال هذه الشاشة تنفيذ العديد من الإجراءات، منها:

• عرض أو تعديل مستودع
  اضغط على اسم المستودع لاستعراض تفاصيله أو تعديل البيانات المرادة.

• حذف مستودع
  لحذف أحد المستودعات، اضغط على أيقونة الحذف الموجودة إلى جواره.

   

حسابات المخزون الخاصة بالمستودعات

عند إنشاء مستودع جديد، يقوم وافق تلقائيًا بإنشاء حساب مخزون مخصص له ضمن قسم " إدارة المخزون" في شجرة الحسابات.

يُستخدم هذا الحساب لتتبع قيمة الأصناف المخزنة داخل ذلك المستودع، مما يتيح لك عرض وتتبع مخزون كل مستودع على حِدة في التقارير.

 

كيف تؤثر معاملاتك على المخزون في وافق؟

بمجرد إضافة منتجاتك وربطها بالمستودعات والحسابات المناسبة، فإن كل عملية شراء أو بيع تتضمن منتجًا "مٌتتبع" تؤثر تلقائيًا على كميات المخزون وسجلاتك المحاسبية.

 

استلام المخزون من خلال فواتير الشراء

لإضافة كمية إلى منتج "مُتتبع" باستخدام فاتورة شراء، اضغط على "فواتير مشتريات" المنسدلة عن "المشتريات" بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على زر "تسجيل" لإدخال التفاصيل.

بمجرد اختيار المنتج، تُملأ بعض الحقول مثل سعر الشراء، الحساب، والضريبة تلقائيًا، وذلك بناءً على المعلومات المُسجّلة مسبقًا في ملف المنتج، لكن يمكنك تعديلها حسب الحاجة.

بعد الإنتهاء من تعبئة الفاتورة، اضغط على زر "حفظ".

 
بمجرد حفظ الفاتورة، تُضاف الكمية تلقائيًا إلى ذلك المستودع، ويُحدث حساب المخزون المرتبط به بزيادة تعكس القيمة الجديدة للمخزون.
 

الحساب الظاهر في فاتورة الشراء هو حساب المستودع، حيث تُسجَّل فيه الكمية المشتراة وتُتابَع من خلاله.

مما يضمن تسجيل قيمة المنتج ضمن الأصول في قائمة المركز المالي، إلى أن يتم بيعه، وعندها تُنقل قيمته تلقائيًا إلى حساب تكلفة البضاعة المباعة (COGS) وفقًا للمبدأ المحاسبي الخاص بمطابقة الإيرادات مع المصروفات.

 

 

للتحقق من الكمية التي تمّت إضافتها نتيجة الفاتورة، انتقل إلى "قائمة المنتجات".

لتجد أن حقل "الكمية الحالية" قد تم تحديثه تلقائيًا ليشمل الكمية التي تم شراؤها للتو.

 

فقط المنتجات التي تم تحديدها كـ "مُتتبع" تؤثر على كميات المخزون عند حفظ الفاتورة (سواء كانت شراء أو بيع).
أما إذا كان المنتج "غير متتبع"، فلن يتم تحديث المخزون عند حفظ الفاتورة، حتى مع إدراج الكمية فيها.

 

 

بيع المنتجات من خلال الفواتير

لتقليل كمية منتج "مُتتبع"، يمكنك ذلك من خلال صرف الكمية عبر فاتورة بيع، اضغط على "فواتير بيع" المنسدلة عن "المبيعات" بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على زر "إنشاء" 
 

اختيار المستودع الصحيح خطوة ضرورية، حيث يُحدد على أساسه من أي مستودع تُخصم الكمية المباعة.

 

بمجرد اختيار المنتج، تُملأ بعض الحقول مثل السعر، الحساب، والضريبة، تلقائيًا، وذلك بناءً على المعلومات المُسجّلة مسبقًا في ملف المنتج، لكن يمكنك تعديلها حسب الحاجة.

بعد الإنتهاء من تعبئة الفاتورة، اضغط على زر "حفظ"، وبناءً عليه تُخصم كمية المنتج تلقائيًا من ذلك المستودع، ويُحدَّث حساب المخزون المرتبط به. 

 

عند إصدار فاتورة بيع، يتم تسجيل الإيراد مباشرةً في حساب الإيرادات المرتبط بالمنتج، بما يضمن إثبات الدخل في مكانه الصحيح.
وفي المقابل، ينقل وافق تكلفة المنتج تلقائيًا من حساب المستودع (المخزون) إلى حساب تكلفة البضاعة المباعة (COGS)، وذلك وفقًا لمبدأ المطابقة المحاسبي، الذي يقضي بتسجيل المصروفات في نفس الفترة التي تتحقق فيها الإيرادات المرتبطة بها.

ويتم احتساب تكلفة البضاعة المباعة للمنتجات المتتبعة باستخدام أسلوب متوسط التكلفة المرجّحة (Average Cost).

 

إذا تم حفظ الفاتورة كـ مسودة ، فلن تُخصم الكمية المباعة من المخزون، إلا بعد أن تتحول حالة الفاتورة إلى "معتمد".

 

 

للتحقق من الكمية المخصومة نتيجة الفاتورة، انتقل إلى "قائمة المنتجات".

لتجد أن حقل "الكمية الحالية" قد تم تقليلها تلقائيًا بما يوزاي الكمية التي تم بيعها للتو.

 

 

قد تلاحظ أن تكلفة البضاعة المباعة (COGS) لا تظهر عند إصدار فاتورة بيع.
ويحدث ذلك في الحالات التالية:

• إذا لم يكن للمنتج أي تكلفة مسجّلة مسبقًا، سواء من خلال فواتير شراء أو تعديلات مخزون، وبالتالي لا يملك النظام أساسًا لاحتساب التكلفة.
• إذا كانت الفاتورة لا تزال في حالة مسودة، حيث لا يؤثر هذا الوضع على المخزون أو القيود المحاسبية.
   

لضمان تسجيل تكلفة البضاعة المباعة بشكل صحيح، تأكد من:

• تسجيل تكلفة للمنتج عبر فاتورة شراء أو تعديل مخزون قبل البيع.

• تحويل حالة الفاتورة إلى معتمد.

   

تعديلات المخزون اليدوية 

لا يمكن الاعتماد على تغير كميات المخزون تبعًا للفواتير فقط؛ ففي بعض الأحيان، تحتاج إلى تحديث الكميات يدويًا لتعكس التغيرات الواقعية، ويتم ذلك في وافق من خلال "تعديلات المخزون".

 

تُستخدم تعديلات المخزون عادةً بعد إجراء الجرد الفعلي، بهدف تصحيح الفروقات بين الكميات المسجلة في النظام والكميات الحقيقية.
يتم تسجيل هذه التعديلات سواء بالزيادة أو النقصان، وتشمل حالات متنوعة مثل: تصحيح الأخطاء في الكميات، معالجة البضائع التالفة، أو إثبات أرصدة افتتاحية عند بدء استخدام النظام.

 

لإضافة تعديل يدوي، انقر على "منتجات، خدمات، مخزون" من القائمة الرئيسية، ثم اختر "تعديلات المخزون".

يمكنك إدخال بيانات كل تعديل في صف كامل، مباشرة من نفس الشاشة.

 

يمكنك إنشاء تعديل مخزون لصنف واحد فقط، أو تضمين عدة أصناف في نفس التعديل باستخدام نفس "المرجع".
حيث يساعد ذلك على تجميع التعديلات المرتبطة معًا في قيد محاسبي واحد، ونأتي للتفاصيل خلال خطوات تالية في هذا الدليل.

 

 

• مبلغ التسوية الكلي: يتم احتساب هذا الحقل تلقائيًا بناءً على الكمية المُدخلة وسعر الوحدة.
   

إذا كان تعديل المخزون سطر واحد فقط، تجد مبلغ التسوية الكلي مساويًا لقيمة المخزون في ذلك السطر.
أما إذا تمت إضافة عدة أسطر، تجد المبلغ التسوية الكلي عبارة عن مجموع قيم المخزون لجميع الأسطر ضمن نفس التعديل المخزني.

 

• المعرّف (ID): هو رقم فريد يُنشئه النظام تلقائيًا لهذا التعديل. لا تحتاج إلى تعبئته يدويًا.

بعد إكمال جميع الحقول، اضغط "Enter" أو انقر خارج الحقل، وسيقوم النظام بحفظ التعديل المخزني تلقائيًا بالحالة مسودة.
 

عند إنشاء تعديل مخزني، يُحفظ تلقائيًا بالحالة "مسودة"، أي يكون مُسجّل في النظام بلا تأثير على كميات المخزون أو القيود المحاسبية. فور تحويله إلى الحالة "معتمد" تُحدَّث كميات المخزون ويُسجّل القيد المحاسبي تلقائيًا.

 

إضافة عدة تعديلات مخزنية ضمن قيد محاسبي واحد

لإضافة عدة تعديلات مخزنية ضمن قيد واحد، انقر على "إضافة سطر" لإدخال كل صنف في صف منفصل.
تجد جميع الصفوف تتشارك نفس "المرجع"، ليتم ترحيلها معًا كقيد محاسبي واحد.

لكل سطر "قيمة مخزون" خاصة به، تُحسب تلقائيًا بناءً على الكمية وسعر الوحدة الذي تدخله.
ثم تُجمع هذه القيم تلقائيًا ويظهر الناتج في "مبلغ التسوية الكلي"، الذي يُعبّر عن الأثر المالي الكامل للتسوية.

يُفضَّل استخدام هذا الأسلوب عند تحديث عدة أصناف في نفس الوقت؛ مثلًا أثناء الجرد أو عند إدخال الأرصدة الافتتاحية.

 

 

للمزيد عن كيفية تحويل المنتجات بين مستودعاتك، راجع هذا الدليل.

 

تقارير المخزون

يوفر وافق ثلاث تقارير رئيسية لمساعدتك في تتبّع حركة المنتجات ومراقبة مستويات المخزون:

• تقرير حركة المخزون
• تقرير حركة المخزون بحسب المستودع
• تقرير الملخّص الشهري للمخزون

تجد بيانات التقرير بمجرد الضغط عليه لاستعراضه، وتُعد هذه التقارير أدوات فعالة لفهم اتجاهات المخزون، مراجعة التعديلات، وتقييم أداء المستودعات.

 

لاستعراض أيًا من هذه التقارير، اضغط على "التقارير" من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على اسم التقرير المراد فتحه.

 

 

يمكنك البحث داخل التقرير، أو تصفية البيانات وفق معايير محددة، أو تصديرها لتحليل أعمق أو للاحتفاظ بها كمرجع.