الإشعارات المدينة لفواتير المشتريات

يُستخدم الإشعار المدين لإثبات خصم مالي لك عند مورد، سواء بسبب خطأ في الفاتورة، بضاعة مرتجعة، أو اختلاف في الكمية أو الجودة. يساعدك وافق في إنشاء هذا الإشعار وربطه بأمر الشراء، مع إدخال جميع التفاصيل المطلوبة.

نستعرض في هذا الدليل الخطوات بالتفصيل.

إنشاء إشعار مدين

لإنشاء إشعار مدين، انتقل إلى "المشتريات" بالقائمة الرئيسية ثم اختر "إشعارات مدينة"، ثم اضغط على زر "إنشاء".

أدخل بيانات الإشعار المدين كالتالي:

• رقم الإشعار المدين: أدخل الرقم الفريد الذي يميز الإشعار المدين، لتسهيل تتبعه والوصول إليه لاحقًا.

• المورد: اختر اسم المورد المتعلق بالإشعار المدين.

• العملة: حدد عملة الدفع. 

  • يظهر النظام العملة الافتراضية، ولكن يمكنك تغييرها إذا كان الإشعار المدين بعملة أخرى.

• التاريخ: اختر تاريخ إصدار الإشعار المدين.

• أمر الشراء: إن أردت ربط الإشعار المدين بأحد أوامر الشراء على النظام، اكتب رقم أمر الشراء المراد الربط به.

• المشروع: اختر المشروع المرتبط بالإشعار المدين، لتتبع النفقات المرتبطة بمشاريع معينة.

• الوصف: أدخل سبب رغبتك في استرداد المبلغ المطلوب بالإشعار المدين.

• حساب: اختر الحساب حسب سبب الخصم لضمان دقة التسجيل وهو ما يحدد التأثير المحاسبي للإشعار المدين، مثل تحميله على "مردودات مشتريات" أو "خصومات".

• الكمية: حدد كمية المنتج أو الخدمة المراد تضمينها بالإشعار المدين إن كان مرتبط بمنتج أو خدمة.

• السعر: حدد مبلغ الإشعار المدين. 

بالضغط على:

• منتج: يمكنك اختيار أحد منتجات المخزون لتضمينها الإشعار المدين.

• مركز التكلفة: إن كان الإشعار المدين متعلقًا بمركز تكلفة محدد، اختر مركز التكلفة من القائمة المنسدلة.

• معدل ضريبي: اضغط عليها لاختيار المعدل الضريبي المراد.

• الخصم: اضغط عليها لتضمين نسبة الخصم على البند.

كيفية التعامل مع ضريبة القيمة المضافة في الإشعار المدين

في وافِق، يمكنك تحديد ما إذا كانت الأسعار التي تدخلها في الإشعار المدين شاملة الضريبة أو خالِية من الضريبة.

لتحديد ذلك، اختر من القائمة المنسدلة أعلى قسم بنود الإشعار المدين:

• "السعر شامل الضريبة": يعني أن السعر الذي أدخلته يتضمن ضريبة القيمة المضافة بالفعل.

• "السعر خالٍ من الضريبة": يعني أن السعر الذي أدخلته هو قبل الضريبة، ويتم إضافة ضريبة القيمة المضافة على المبلغ.

مثال:

• السعر شامل الضريبة: لو أدخلت 5,000 ريال، فهذا المبلغ يشمل 15% ضريبة، والضريبة ستكون حوالي 652 ريال.

• السعر خالي من الضريبة: لو أدخلت 5,000 ريال صافي، سيتم إضافة 750 ريال ضريبة لتصبح الإجمالي 5,750 ريال.

إضافة أو حذف أحد بنود الإشعار المدين

ويمكنك إضافة بنود جديدة بالضغط على زر "أضف بند" وحذف السطر المراد بالضغط على النقاط بجوار السطر المراد واختيار "إزالة".

الملاحظات

ملاحظات: أدخل أي ملاحظات حول الإشعار المدين.

بمجرد إدخال تفاصيل الإشعار المدين، إليك أهم الخيارات المتاحة لإنهائه وحفظه:

 

 

لا يشترط إكمال جميع الحقول الإلزامية لحفظ الإشعارات المدينة كمسودة، إذ يمكنك الحفظ في أي وقت والعودة لاحقًا لاستكمال الحقول، وهو ما يفيدك في كثير من الحالات.

 

 

قائمة الإشعارات المدينة

تعرض لك قائمة الإشعارات المدينة نظرة شاملة على جميع الإشعارات التي أنشأتها، ومن هنا يمكنك بسهولة مراجعة الإشعارات، تصفيتها، واتخاذ إجراءات مباشرة عليها:

• شريط البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (رقم الإشعار المدين، اسم المورد، إلخ) لتصفية الإشعارات والعثور على ما تبحث عنه.

• كل الوقت: يمكنك من خلاله تحديد المدى الزمني، ليتم عرض البيانات بناءً على التاريخ المحدد.

• أضف فلتر: استخدم الفلاتر لتضييق نطاق النتائج حسب الحالة (مثل: مسودة، مرسل)، أو المورد، أو المشروع ...ألخ.

• الترتيب: يمكنك ترتيب البيانات حسب التاريخ (مثلًا من الأقدم إلى الأحدث أو العكس)، أو وفق الترتيب الأبجدي، أو باستخدام خيارات أخرى متعددة تناسب احتياجاتك. كما يمكنك تطبيق أكثر من نوع ترتيب في الوقت نفسه، مع إمكانية إعادة ترتيب الخيارات المحددة بسهولة من خلال سحبها وتحريكها، مما يساعد على تحسين عرض البيانات وجعلها أكثر تنظيمًا وسهولة في التصفح.

• التصدير: حمّل قائمة الإشعارات المدينة بالصيغة المفضلة مثل CSV أو Excel (يمكنك العثور على هذا الخيار عند الضغط على النقاط الثلاث في الشاشة).

• الاستيراد: ارفع الإشعارات المدينة دفعة واحدة (يمكنك العثور على هذا الخيار عند الضغط على النقاط الثلاث في الشاشة).
  
  لمعرفة المزيد، يرجى مراجعة الدليل:

  استيراد الإشعارات المدينة

 

 

الإجراءات المتاحة على الإشعار المدين بعد الحفظ

بعد حفظ الإشعار المدين في وافِق، يمكنك تنفيذ العديد من الإجراءات عليه، للقيام بها اضغط على الإشعار المدين المراد من قائمة الإشعارات المدينة بعد التأكد أن طريقة العرض هي طريقة عرض "الجدول".

تجد أزرار يمكنك من خلالها القيام بالتالي:

1. حذف: في حال كان الإشعار لا حاجة له.

2. طباعة/تنزيل: يمكنك طباعة الإشعار المدين أو تنزيله كملف PDF.

3. تغيير الحالة: يمكنك تغيير حالة الإشعار المدين (مثال: من "مسودة" إلى "معتمد").

4. التعديل: يمكنك تعديل الإشعار المدين بعد حفظه إذا لزم الأمر.

5. السجل: يعرض تفاصيل الموظف الذي قام بإنشاء الإشعار المدين، وفي حال إجراء أي تعديلات عليه يتم عرض تاريخ التعديل.

الإجراءات المجمّعة على الإشعارات المدينة

بعد إنشاء وإصدار عدة الإشعارات المدينة، قد تحتاج إلى تنفيذ إجراءات على مجموعة من الإشعارات معًا بدلًا من فتح كل إشعار على حدة؛ وذلك بالضغط على "الإشعارات المدينة" المنسدلة عن "المشتريات" بالقائمة الرئيسية، وتحديد الإشعارات المطلوبة باستخدام المربّعات في العمود الأيمن من الجدول؛ ثم الضغط على السهم لعرض قائمة بالإجراءات المتاحة التي يمكن تنفيذها على العناصر المحددة..

ما هي الإجراءات المجمّعة المتاحة؟

• تغيير الحالة إلى مسودة: يُستخدم لإعادة الفواتير المحددة من الحالة المعتمدة إلى حالة المسودة، حتى تتمكني من تعديل بياناتها أو تصحيح أي أخطاء قبل إعادة اعتمادها.

• حذف: يُستخدم لحذف مجموعة من الفواتير المحددة بشرط أن تكون في حالة مسودة فقط، ويفيد هذا الإجراء عند إزالة فواتير تجريبية أو مُنشأة بالخطأ قبل اعتمادها، بحيث تُحذف نهائيًا من النظام دون أن تترك أي أثر محاسبي أو ضريبي.

• ترحيل: يُستخدم لاعتماد مجموعة الإشعارات  المحددة دفعة واحدة وتحويلها من حالة المسودة إلى الحالة المعتمدة.