ربط واتساب بوافق واستقبال فواتير الشراء والمصروفات مباشرة داخل النظام

تُتيح لك ميزة ربط واتساب بوافق إرسال فواتير الشراء والمصروفات مباشرة من تطبيق واتساب إلى حساب منشأتك داخل النظام، لتظهر تلقائيًا في "البريد الوارد" جاهزة للتحويل إلى مصروف، فاتورة مشتريات، أو أي وثيقة محاسبية أخرى دون إدخال يدوي.

تخدم هذه الميزة الشركات التي تعتمد على واتساب كوسيلة أساسية لتبادل المستندات؛ حيث يقوم الموظفون أو الموردون بإرسال الإيصالات والفواتير عبر المحادثات، مما قد يؤدي إلى ضياعها أو تأخر تسجيلها محاسبيًا.

من خلال هذا التكامل، يصبح واتساب قناة إدخال مباشرة للمستندات داخل النظام، دون الحاجة إلى تنزيل الملفات وإعادة رفعها يدويًا.

نستعرض الخطوات بالتفصيل خلال هذا الدليل.

المتطلب الأساسي قبل البدء

يشترط لاستخدام الميزة أن يكون رقم هاتفك:

• مضافًا إلى حسابك في وافق

• وتم توثيقه بنجاح

للتحقق من ذلك، انتقل إلى قائمة الحساب أعلى الصفحة، ثم اضغط على "حسابي"، وتأكد أن رقم الهاتف يظهر بحالة "تم التوثيق".

وفي حال لم يكن الرقم موثقًا، اضغط على خيار "توثيق"، وسيتم إرسال رمز تحقق (OTP) إلى رقم الهاتف المُدخل. قم بإدخال الرمز في الحقل المخصص لإتمام عملية التوثيق بنجاح، وبعدها يصبح الرقم جاهزًا لاستخدام ميزة واتساب.

إرسال مستند عبر واتساب

بعد التأكد من توثيق الرقم، افتح تطبيق واتساب من نفس الرقم الموثق، ثم:

• ابحث عن رقم واتساب التالي: 966115103390

• أرسل ملفًا (مثل إيصال مصروف بصيغة PDF)

بمجرد إرسال الملف، يبدأ النظام في معالجته ويطلب منك اختيار اللغة والمنشأة المراد إرسال الملف لها. 

إذا كان رقمك مرتبطًا بأكثر من منشأة، يمكنك أثناء المحادثة:

• كتابة switch أو اسم المنشأة لتغيير المنشأة الحالية

• كتابة language لتغيير لغة التفاعل

سيتم توجيه المستندات دائمًا إلى المنشأة التي تم اختيارها في المحادثة.

تأكيد استلام المستند

وبعد إرسال الملف، ستصلك رسالة تفيد بأنه:

تم حفظ المستند في المنشأة التي اخترتها ويمكنك التوجه إلى صفحة البريد الوارد من خلال الرابط المرسل لك للاطلاع عليه

عرض المستند في "البريد الوارد"

اضغط على رابط المستند بالبريد الوارد الظاهر لك بواتساب أو اانتقل إلى القائمة الرئيسية، ثم اضغط على "البريد الوارد".

ستجد المستند ظاهرًا بعنوان يشير إلى أنه وارد من واتساب، مع تاريخ ووقت الاستلام.

ومن هذه الصفحة، يمكنك فتح المستند والبدء في تحويله إلى مصروف أو فاتورة شراء بالضغط على "إنشاء مصروف" أو "إنشاء فاتورة".

تحويل المستند إلى مصروف أو فاتورة شراء 

بعد تحويل مستند الواتساب إلى المصروفات أو فواتير الشراء، تجد نفسك في صفحة الوثيقة المختارة، وقد ظهر لك الملف الذي أرسلته، وتم إدخال بياناته تلقائيًا، أكمل بيانات المصروف/فاتورة الشراء (الحساب، طريقة الدفع، التاريخ، المبلغ، الضريبة إن وجدت)، ثم احفظ واعتمد العملية كالمعتاد.