يتيح لك تكامل وافِق مع ساي فاي ربط حسابك في وافِق بمنصة ساي فاي لإدارة مصروفات الشركة وبطاقاتها، ومزامنة بيانات الحسابات والمعاملات بين المنصتين بسهولة.
بدلًا من إدخال مصروفات البطاقات وتسويتها يدويًا، يمكنك نقل المعاملات المصنّفة من ساي فاي إلى وافِق على شكل قيود محاسبية، مع إرفاق المستندات الداعمة للمعاملات. يساعدك ذلك على تقليل الإدخال اليدوي، وتسهيل مراجعة المصروفات، وتسريع عملية التسوية وإغلاق الدفاتر.
قبل البدء
قبل ربط وافِق مع ساي فاي، تأكد من الآتي:
- أن لديك حسابًا بصلاحية مدير النظام في وافِق.
- يُفضّل إنشاء مستخدم مخصص للتكامل في وافِق، وتعيين صلاحية مدير النظام له، حتى تتمكن من تمييز المعاملات التي تتم مزامنتها من ساي فاي.
- يمكنك استخدام حساب مدير النظام الخاص بك بدلًا من إنشاء مستخدم مخصص، ولكن لا يُنصح بذلك.
- التأكد من أن دليل الحسابات في وافِق محدّث.
خطوات ربط وافِق مع ساي فاي
الخطوة الأولى: تسجيل الدخول إلى وافِق
سجّل الدخول إلى حسابك في وافِق باستخدام حساب مدير النظام أو المستخدم المخصص للتكامل.
الخطوة الثانية: بدء الربط من وافِق
من القائمة الرئيسية في وافِق:
اختر الإعدادات ثم أختر التكاملات.
- اختر ساي فاي.
- اضغط على ربط.
سيتم تحويلك إلى صفحة ساي فاي لإكمال عملية الربط.
الخطوة الثالثة: اختيار وافِق في ساي فاي
بعد الانتقال إلى ساي فاي:
- من حسابك في ساي فاي، انتقل إلى المحاسبة، ثم الإعدادات.
- اختر وافِق من قائمة التكاملات المتاحة.
- اختر المنظمة في وافِق التي ترغب في ربطها بحسابك في ساي فاي.
- اضغط على ربط.
بعد نجاح عملية الاتصال، عُد إلى صفحة ساي فاي لمتابعة إعداد التكامل.
ملاحظة: يمكنك العثور على اسم المنظمة في وافِق في أعلى الجهة اليسرى من مساحة العمل. وإذا كان لديك منظمة واحدة فقط، فسيتم اختيارها تلقائيًا.
الخطوة الرابعة: اختيار البيانات المطلوب مزامنتها
بعد إتمام الربط، يمكنك اختيار البيانات التي تريد مزامنتها من وافِق إلى ساي فاي.
تتوفر الخيارات التالية:
- الحسابات: إلزامية لإتمام التكامل.
- جهات الاتصال – الموردون: اختيارية، ويمكن مزامنتها إذا كنت تستخدم بيانات الموردين في ساي فاي.
- مراكز التكلفة: اختيارية.
- المشاريع: اختيارية.
- المواقع: اختيارية.
حدّد البيانات التي تستخدمها في سير عملك، ثم اضغط على متابعة.
قد تستغرق عملية المزامنة بعض الوقت، وذلك بحسب حجم دليل الحسابات والبيانات التي اخترتها.
الخطوة الخامسة: إعداد التكامل
بعد اكتمال المزامنة، ستنتقل إلى صفحة إعدادات التكامل في ساي فاي.
اضغط على الحقول المحاسبية لمراجعة البيانات التي تمت مزامنتها من وافِق.
بعد ذلك، قم بإعداد الحساب المصدر، وهو الحساب البنكي في وافِق المرتبط بمحفظة ساي فاي. اختر الحساب الذي ترغب في استخدامه لتصنيف وتسجيل المعاملات التي تتم من خلال ساي فاي.
كما يمكنك تفعيل خيار المزامنة التلقائية لتحديث البيانات تلقائيًا بشكل يومي، دون الحاجة إلى إجراء المزامنة يدويًا.
بعد الانتهاء من الإعداد، يصبح التكامل جاهزًا للاستخدام.
الخطوة السادسة: مراجعة المعاملات في ساي فاي
من القائمة الجانبية في ساي فاي، انتقل إلى المحاسبة.
ستجد المعاملات مقسّمة إلى الأقسام التالية:
- المصروفات: تتضمن مصروفات البطاقات.
- التحويلات: تتضمن التحويلات والمبالغ المستردة.
- المعاملات الأخرى: تتضمن المعاملات النقدية الداخلة والخارجة.
- عوامل التصفية: تتيح لك تصفية المعاملات وعرض البيانات التي تحتاج إلى مراجعتها.
الخطوة السابعة: التحقق من المعاملات وتعيين الحسابات
قبل مزامنة المعاملات مع وافِق، يجب تعيين حساب محاسبي واحد على الأقل لكل معاملة.
يعتمد الحساب الذي تقوم بتعيينه على اتجاه المعاملة:
- في المعاملات المدينة، قم بتعيين الحساب المدين.
- في المعاملات الدائنة، قم بتعيين الحساب الدائن.
- سيتم تعيين الطرف المقابل تلقائيًا إلى الحساب المصدر الذي قمت بإعداده مسبقًا.
يمكنك أيضًا استخدام الإجراءات الجماعية لتعيين الحسابات لعدة معاملات في الوقت نفسه.
على سبيل المثال، يمكنك تصفية المعاملات حسب ميزانية معينة، مثل حملة التسويق 2025، ثم تعيين جميع هذه المعاملات إلى حساب مصروفات التسويق دفعة واحدة.
بعد تعيين الحسابات والتحقق من صحة البيانات، قم بإتمام عملية التحقق. ستنتقل المعاملات التي تم التحقق منها إلى تبويب تم التحقق منها.
الخطوة الثامنة: مزامنة المعاملات مع وافِق
بعد الانتهاء من مراجعة المعاملات والتحقق منها، يمكنك مزامنتها مع وافِق دفعة واحدة.
تتم مزامنة المعاملات كـ مصروفات أو قيود يومية، وتُضاف القيود في وافِق بحالة مسودة.
بعد مزامنة المعاملات:
- يتم إنشاء قيد محاسبي مقابل كل معاملة في وافِق.
- تبقى القيود بحالة مسودة إلى أن تتم مراجعتها وترحيلها في وافِق.
- تتم إضافة تفاصيل المعاملة والمستندات الداعمة المرتبطة بها تلقائيًا.
- يتم تسجيل المعاملة باستخدام الحساب المصدر والحساب المحاسبي الذي تم تعيينه لها.
وبذلك يمكنك مراجعة معاملات ساي فاي وترحيلها في وافِق دون الحاجة إلى تصدير البيانات أو إدخالها يدويًا.
ملاحظة حول صلاحيات المستخدمين
تختلف الصلاحيات المطلوبة بحسب مرحلة التكامل:
- في ساي فاي، يمكن للمستخدمين بصلاحية مدير النظام أو مدير الشؤون المالية مزامنة بيانات الإعدادات مثل الحسابات وجهات الاتصال.
- يمكن للمستخدمين بصلاحية مدير النظام أو مدير الشؤون المالية أو المحاسب الوصول إلى قسم المحاسبة ومراجعة المعاملات ومزامنتها مع وافِق.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.