كيفية إرسال الفواتير الإلكترونية من ملف Excel عبر بوابة وافق للفوترة الإلكترونية (الإمارات)

في هذا الدليل، ستتعرّف على كيفية إرسال الفواتير الإلكترونية من ملف Excel عبر بوابة وافق للفوترة الإلكترونية: تنزيل القالب وتعبئته، واستيراد الملف، وتصحيح ما تشير إليه البوابة، والموافقة على إرسال الفواتير الجاهزة.

قبل أن تبدأ، تأكد من إعداد منشأتك في البوابة وربط دافع ضرائب واحد على الأقل. راجع دليل:

 بوابة وافق للفوترة الإلكترونية (ASP): البدء وربط المنشآت (الإمارات).

كيف يعمل استيراد الملفات؟

• كل صف في الملف يمثل بندًا واحدًا من بنود الفاتورة، والصفوف التي تحمل taxpayer_id ورقم الفاتورة نفسيهما تُجمع في فاتورة واحدة.
• تحفظ البوابة الفواتير مسوداتٍ، وتتحقق من كل فاتورة وفق قواعد الإمارات، وتبحث عن كل عميل على شبكة Peppol.
• لا يُرسل شيء حتى توافق عليه، وعند موافقتك تُرسل كل فاتورة إلى مزوّد الخدمة الخاص بالعميل.

يمكنك استيراد Invoices (فواتير)، وCredit Notes (إشعارات دائنة)، وSelf-Billed Invoices وSelf-Billed Credit Notes (الفواتير والإشعارات الدائنة ذاتية الإصدار). ويمكن أن يحتوي الملف الواحد على 50,000 صف و5,000 مستند و25 ميجابايت كحد أقصى.

الخطوة 1: افتح عملية استيراد جديدة

1. من القائمة الجانبية، اضغط على "Files". تعرض هذه الصفحة جميع الملفات التي استوردتها.
2. اضغط على "New import".

3. من "Document type"، اختر نوع المستندات في الملف.
4. في "Dates in your file"، أبقِ "Detect unambiguous dates" إذا كان ملفك يستخدم تواريخ Excel فعلية. وإذا كانت التواريخ نصًا مثل 03/04/2026، فاختر Day first (اليوم أولًا) أو Month first (الشهر أولًا).
5. اضغط على "Download Excel template" لتنزيل القالب.

الخطوة 2: املأ قالب Excel

يتكون القالب من أربع أوراق:

• Import: الورقة الوحيدة التي تُستورد. املأها ولا تغيّر عناوين الأعمدة.
• Instructions: قواعد تعبئة الملف.
• Examples: صفوف أمثلة، ولا تُستورد هذه الورقة أبدًا.
• Dropdown values: الرموز المتاحة للاختيار، مثل الإمارات وفئات الضريبة وأسباب الإعفاء.

يحتوي عنوان كل عمود على ملاحظة توضّح ما يُدخل فيه. املأ ورقة Import كما يلي:

1. taxpayer_id: ابدأ كل صف بـ Taxpayer ID للمنشأة المُصدِرة للفاتورة. تجده في صفحة دافع الضرائب ضمن "Taxpayers" (ويبدأ بـ txpay_).
2. بيانات الفاتورة: أدخل invoice_number (رقم الفاتورة) وissue_date (تاريخ الإصدار) وcurrency (العملة) وdue_date (تاريخ الاستحقاق، وهو إلزامي للفواتير). وإذا لم تكن العملة الدرهم الإماراتي، فأدخل أيضًا currency_exchange_rate (سعر الصرف).
3. بيانات العميل: أدخل customer_name وcustomer_vat والعنوان والمدينة والدولة والإمارة (مثل DXB). وفي customer_id، أدخل معرّف Peppol الخاص بالعميل بصيغة 0235: متبوعة برقم TIN المكوّن من 10 أرقام (مثل 0235:1234567890)، واتركه فارغًا إذا لم يكن لدى العميل رقم TIN.
4. بيانات البند: صف ما بعته في line_description، ثم أدخل الكمية في line_quantity وسعر الوحدة في line_unit_price.
5. الضريبة: اختر line_tax_category من القائمة (S للنسبة الأساسية، وZ للنسبة الصفرية، وE للمعفى، وO لخارج النطاق، وAE للاحتساب العكسي). وأدخل line_tax_percent رقمًا مجردًا: 5 للنسبة 5%، وليس 0.05. ولبنود E وO، أضف رمز سبب الإعفاء أو نصه.
6. أكثر من بند: أضف صفًا جديدًا لكل بند إضافي، وكرّر taxpayer_id وinvoice_number نفسيهما. أكمل بيانات الفاتورة والعميل في الصف الأول فقط.

الخطوة 3: ارفع الملف وراجع المعاينة

في صفحة "New import"، اسحب ملفك إلى منطقة الرفع أو اضغط عليها لاختياره. يتحقق متصفحك من الملف قبل رفع أي شيء، وإذا كانت هناك مشكلة في أحد الصفوف، تحدد البوابة رقم الصف المطلوب تصحيحه.

صحّح الصف في Excel، ثم اختر الملف مرة أخرى. وعند اجتياز الفحوصات الأساسية، تعرض المعاينة كل فاتورة مع دافع الضرائب والتواريخ والعملة وعدد البنود.

الخطوة 4: احفظ المسودات وتحقّق منها

اضغط على "Save drafts and validate". يُحفظ الملف، وتُتحقق كل فاتورة، ويُبحث عن العميل على شبكة Peppol في الخلفية. يمكنك مغادرة الصفحة والعودة إليها لاحقًا من "Files".

بعد اكتمال التحقق، راجع أعمدة "Peppol network" و"Status" و"Details":

• Draft · Ready to send: الفاتورة صحيحة والعميل موجود على شبكة Peppol.
• Invalid draft: يجب تصحيح شيء في الملف، ويوضّح عمود "Details" المطلوب.
• Recipient not found: العميل غير مسجّل على شبكة Peppol، فلا يمكن تسليم الفاتورة حاليًا. تحقق من معرّف العميل، أو أعد المحاولة بعد تسجيله.
• Lookup retry scheduled: البحث على شبكة Peppol غير متاح مؤقتًا، وستعيد البوابة المحاولة تلقائيًا.

اضغط على "Download errors" لتنزيل جميع الأخطاء في جدول بيانات. وللبدء من جديد، حدد المسودات واضغط على "Discard drafts"، ثم صحّح ملفك واستورده مرة أخرى.

الخطوة 5: وافق وأرسل

1. حدد الفواتير الجاهزة، أو اضغط على "Select all ready".
2. اضغط على "Approve and send".

تُرسل كل فاتورة إلى مزوّد الخدمة الخاص بعميلها، وعند نجاح التسليم تتغير حالتها إلى "Received by access point". اضغط على "View delivery" لعرض التفاصيل.

تظهر الفواتير المُرسلة أيضًا ضمن Sales ثم "Invoices" مع باقي فواتير دافع الضرائب، بما في ذلك حالة التسليم والإبلاغ للهيئة.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني استيراد ملف CSV بدلًا من Excel؟
نعم، تقبل منطقة الرفع ملفات CSV وExcel، لكننا ننصح باستخدام قالب Excel لأنه يتضمن قوائم اختيار وملاحظات لكل عمود.

هل يستهلك استيراد الملفات رصيد المستندات؟
في البيئة الفعلية، يستهلك كل مستند يُعالَج بنجاح رصيدًا واحدًا من رصيد المستندات، أما الاستيراد في البيئة التجريبية فمجاني.

هل يمكن أن يحتوي ملف واحد على فواتير لعدة دافعي ضرائب؟
نعم، أدخل taxpayer_id الصحيح في كل صف.