دليل إعداد وإدارة المخزون في وافق

تعديلات المخزون اليدوية

لا يمكن الاعتماد على تغيّر كميات المخزون تبعًا للفواتير فقط؛ ففي بعض الأحيان تحتاج إلى تحديث المخزون يدويًا ليعكس التغيرات الواقعية، ويتم ذلك في وافق من خلال "تعديلات المخزون".

تُستخدم تعديلات المخزون عادةً بعد إجراء الجرد الفعلي، بهدف تصحيح الفروقات بين الكميات المسجلة في النظام والكميات الحقيقية. وتشمل حالات متنوعة مثل: تصحيح الأخطاء في الكميات، معالجة البضائع التالفة، إعادة تقييم تكلفة المخزون، أو إثبات أرصدة افتتاحية عند بدء استخدام النظام.

يوفّر لك وافق ثلاثة أنواع من التعديلات، لتختار منها ما يناسب التغيير الذي تريد تسجيله:

• تعديل الكمية: لإدخال المخزون إلى المستودع أو إخراجه منه. تُدخل الكمية فقط، ويقيّمها وافق تلقائيًا بمتوسط تكلفة الصنف الحالي.
• تعديل القيمة: لإعادة تقييم المخزون دون تحريك كمياته. تُدخل متوسط تكلفة الوحدة الجديد، وتبقى الكميات كما هي.
• تعديل الكمية والقيمة: لإدخال المخزون بتكلفة تحددها بنفسك، حيث تُدخل الكمية وتكلفة الوحدة معًا. استخدم هذا النوع للمخزون الافتتاحي، عندما لا يوجد متوسط تكلفة لتقييم الصنف بعد.

إنشاء تعديل مخزون جديد

لإضافة تعديل يدوي، انقر على "المخزون" من القائمة الرئيسية، ثم اختر "تعديلات المخزون"، وانقر على زر "تعديل جديد".

ستنتقل إلى صفحة نموذج جديدة، ابدأ فيها بتعبئة بيانات التعديل في أعلى الصفحة:

• التاريخ: حدد التاريخ الذي يجب تسجيل التعديل فيه.
• المرجع: (اختياري) أضف رمزًا أو وصفًا مختصرًا يساعدك على التعرّف على هذا التعديل لاحقًا، مثل "بضائع تالفة - نوفمبر".
• العملة: العملة التي يُسجَّل بها التعديل، وتظهر تلقائيًا.
• نوع التعديل: اختر "تعديل الكمية" أو "تعديل القيمة" أو "تعديل الكمية والقيمة". تتغير أعمدة جدول "بنود" بحسب النوع الذي تختاره، كما هو موضح أدناه.

بعد ذلك، أضف الأصناف التي تريد تعديلها في جدول "بنود". انقر على أي خلية لتعبئتها، واختر القيم مثل المستودع والمنتج والحساب من القوائم المنسدلة.

تعديل الكمية

استخدم هذا النوع عندما تحتاج إلى إضافة كمية إلى المستودع أو خصمها منه، مثل تسجيل البضائع التالفة أو المفقودة، أو تصحيح الفروقات التي تظهر أثناء الجرد. قم بتعبئة الحقول التالية:

• المستودع: اختر المستودع الذي تُضاف إليه الكمية أو تُخصم منه.
• المنتج: حدد الصنف الذي ترغب في تعديله.
• الوصف: (اختياري) استخدم هذا الحقل لتوضيح سبب التعديل أو السياق المرتبط به.
• الكمية الحالية: تعرض الكمية المتوفرة حاليًا من الصنف، وتظهر تلقائيًا.
• الكمية -/+: أدخل الكمية التي تريد إضافتها (رقم موجب) أو خصمها (رقم سالب مثل 5-).
• تكلفة الوحدة: تظهر تلقائيًا بمتوسط تكلفة الصنف الحالي.
• قيمة المخزون -/+: تُحسب تلقائيًا بضرب الكمية في تكلفة الوحدة.
• الحساب: اختر الحساب المناسب الذي يعكس سبب هذا التعديل.

تعديل القيمة

استخدم هذا النوع لتغيير قيمة المخزون دون تغيير كمياته، مثل تصحيح تكلفة صنف أو إعادة تقييمه. لا حاجة لاختيار مستودع، إذ تُوزَّع القيمة تلقائيًا على المستودعات التي تحتفظ بالصنف. قم بتعبئة الحقول التالية:

• المنتج: حدد الصنف الذي ترغب في إعادة تقييمه.
• الوصف: (اختياري) استخدم هذا الحقل لتوضيح سبب التعديل.
• متوسط التكلفة الحالي: يعرض متوسط تكلفة الوحدة الحالي للصنف، ويظهر تلقائيًا.
• متوسط التكلفة الجديد: أدخل متوسط تكلفة الوحدة الذي يجب أن يصل إليه الصنف.
• قيمة المخزون -/+: تُحسب تلقائيًا بناءً على الفرق بين متوسط التكلفة الجديد والحالي، مضروبًا في الكمية المتوفرة.
• الحساب: اختر الحساب المناسب الذي يعكس سبب هذا التعديل.

تعديل الكمية والقيمة

استخدم هذا النوع لإدخال المخزون بتكلفة تحددها بنفسك، وهو الخيار الأنسب لإدخال الأرصدة الافتتاحية، خاصةً للأصناف الجديدة التي ليس لها متوسط تكلفة بعد. قم بتعبئة الحقول التالية:

• المستودع: اختر المستودع الذي تُضاف إليه الكمية أو تُخصم منه.
• المنتج: حدد الصنف الذي ترغب في تعديله.
• الوصف: (اختياري) استخدم هذا الحقل لتوضيح سبب التعديل.
• الكمية الحالية: تعرض الكمية المتوفرة حاليًا من الصنف، وتظهر تلقائيًا.
• الكمية -/+: أدخل الكمية التي تريد إضافتها (+) أو خصمها (−).
• تكلفة الوحدة: أدخل تكلفة الوحدة الواحدة.
• قيمة المخزون -/+: تُحسب تلقائيًا بضرب الكمية في تكلفة الوحدة، ويمكنك أيضًا إدخال القيمة الإجمالية مباشرة ليعيد وافق حساب تكلفة الوحدة.
• الحساب: اختر الحساب المناسب الذي يعكس سبب هذا التعديل.

اختيار الحساب المناسب

في جميع أنواع التعديلات، يحدد حقل "الحساب" كيف ينعكس تعديل المخزون على القوائم المالية، لذا اختر الحساب الذي يعكس سبب التعديل، مثل "خسائر بضائع تالفة" أو "رصيد افتتاحي للمخزون" أو غيرها بحسب الحالة.

إضافة عدة أصناف ضمن تعديل واحد

يمكنك تضمين أي عدد من الأصناف في نفس تعديل المخزون، ليتم ترحيل جميع البنود معًا كقيد محاسبي واحد. وتتوفر طريقتان لإضافة البنود:

• إضافة منتجات: انقر على "إضافة منتجات" أعلى الجدول لفتح قائمة الأصناف، ثم ابحث عن الأصناف المطلوبة وحددها، وانقر على "أضف" لإضافتها كبنود جديدة، أو "استبدال الحالية" لاستبدال البنود الموجودة في الجدول. فعّل خيار "تضمين الأصناف ذات الرصيد الصفري" إذا أردت عرض الأصناف غير المتوفرة في المخزون أيضًا.
• إضافة سطور: أدخل عدد السطور المطلوبة في الحقل الموجود أسفل الجدول، ثم انقر على "أضف" لإضافة سطور فارغة وتعبئتها يدويًا.

لكل بند "قيمة مخزون" خاصة به، وتُجمع هذه القيم تلقائيًا في "إجمالي مبلغ التعديل"، الذي يعبّر عن الأثر المالي الكامل للتعديل.

يُفضَّل استخدام هذا الأسلوب عند تحديث عدة أصناف في نفس الوقت؛ مثلًا أثناء الجرد أو عند إدخال الأرصدة الافتتاحية.

حفظ التعديل أو ترحيله

بعد الانتهاء من تعبئة البيانات، استخدم الأزرار الموجودة أعلى الصفحة:

• حفظ: يحفظ التعديل بالحالة "مسودة" لتتمكن من مراجعته أو استكماله لاحقًا.
• ترحيل: يعتمد التعديل، فتُحدَّث كميات المخزون ويُسجَّل القيد المحاسبي المرتبط به تلقائيًا.

لمراجعة أي تعديل لاحقًا، انقر عليه من قائمة تعديلات المخزون لعرض تفاصيله، بما في ذلك نوع التعديل والبنود. ومن هناك:

• إذا كان التعديل بالحالة "مسودة": انقر على "تعديل" لتغييره، أو "ترحيل" لاعتماده، ويمكنك أيضًا حذفه من قائمة "⋯".
• إذا كان التعديل بالحالة "معتمد": انقر على "تعديل" لتغييره، أو اختر "العودة إلى مسودة" من قائمة "⋯".

كيفية استيراد تعديلات المخزون

إذا كان لديك عدد كبير من التعديلات، مثلًا بعد جرد شامل للمخزون أو عند إدخال الأرصدة الافتتاحية، يمكنك استيرادها من ملف Excel أو CSV بدلًا من إدخالها واحدًا تلو الآخر.

1. انتقل إلى "المخزون" ثم "تعديلات المخزون"، وانقر على السهم بجانب زر "تعديل جديد"، ثم اختر "استيراد".

2. اختر نوع التعديل الذي تريد استيراده: "تعديل الكمية" أو "تعديل القيمة" أو "تعديل الكمية والقيمة". لكل نوع أعمدة مختلفة، لذلك يمنحك وافق القالب المناسب لكل نوع.

3. انقر على "تنزيل قالب Excel" أو "تنزيل قالب بتنسيق CSV"، ثم املأ القالب بحيث يحتوي كل صف على منتج واحد.

4. ارفع الملف بعد تعبئته بالنقر على منطقة الرفع أو سحب الملف وإفلاته فيها، على أن ينتهي اسم الملف بأحد التنسيقات التالية: xls. أو xlsx. أو csv.

5. انقر على "استيراد".

تختلف أعمدة القالب بحسب نوع التعديل:

• تعديل الكمية: مجموعة التعديل، التاريخ، المرجع، المستودع، المنتج (رمز التخزين أو الاسم)، الوصف، الكمية، الحساب (الرمز أو الاسم).
• تعديل القيمة: مجموعة التعديل، التاريخ، المرجع، المنتج (رمز التخزين أو الاسم)، الوصف، متوسط تكلفة الوحدة الجديد، الحساب (الرمز أو الاسم).
• تعديل الكمية والقيمة: مجموعة التعديل، التاريخ، المرجع، المستودع، المنتج (رمز التخزين أو الاسم)، الوصف، الكمية، تكلفة الوحدة، الحساب (الرمز أو الاسم).

التعديل الجماعي لتعديلات المخزون (عرض الجدول)

أصبح عرض الجدول متاحًا الآن من خلال وضع "التعديل الجماعي"، بنفس الأسلوب المتّبع في جهات الاتصال. ويتيح لك هذا الوضع مراجعة وتعديل عدد كبير من بنود التعديلات دفعة واحدة في جدول يشبه جداول البيانات.

لفتحه، انقر على زر "تعديل جماعي" أعلى قائمة تعديلات المخزون.

في وضع التعديل الجماعي، يمثل كل صف بندًا واحدًا من بنود التعديلات، ويتضمن أعمدة مثل الحالة، المرجع، التاريخ، المستودع، المنتج، وصف العنصر، الكمية -/+، قيمة المخزون -/+، الحساب، وإجمالي مبلغ التعديل. ويمكنك من خلاله:

• تعديل الخلايا مباشرة: انقر على أي خلية وغيّر قيمتها. تظهر الخلايا المعدّلة بلون مميز، ويعرض العدّاد في الأعلى عدد التغييرات التي أجريتها.
• إضافة بنود جديدة: استخدم الصفوف الفارغة أسفل الجدول لإدخال بنود تعديل جديدة، وتُنشأ بالحالة "مسودة".
• حذف البنود: انقر على أيقونة الحذف في بداية الصف لحذفه.
• التراجع أو الإعادة: انقر على "تراجع" أو "إعادة" (أو اضغط Ctrl+Z / Ctrl+Shift+Z) للتنقل بين تغييراتك.
• الحفظ أو الإلغاء: انقر على "حفظ التغييرات" لتطبيق جميع التغييرات دفعة واحدة، أو "إلغاء" للخروج من وضع التعديل الجماعي دون حفظ.

كيفية تصدير تعديلات المخزون

لتصدير بيانات "تعديلات المخزون"، انقر على قائمة النقاط الثلاث أعلى القائمة، ثم اختر "تصدير إلى Excel" أو "تصدير إلى CSV"، أو "نسخ إلى الحافظة" لنسخ البيانات ولصقها في أي مكان حسب الحاجة.

تقارير المخزون