لا تبدأ كل عملية بيع بفاتورة نهائية.
ففي حالات مثل تقديم الخدمات المخصصة للعميل أو التعامل مع طلبيات كبيرة، يكون الأنسب البدء إما بـ عرض سعر (لتقديم السعر المقترح) أو بـ فاتورة مبدئية (لطلب دفعة مقدمة أو لتأكيد التفاصيل قبل البيع).
كلتا الوثيقتين تعتبران جزءًا من مرحلة ما قبل البيع، وتساعدان على توضيح الأسعار والشروط قبل إصدار الفاتورة النهائية.
في وافق، يمكن إنشاء وإرسال هذه الوثائق بسهولة من نفس المكان.
ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة المبدئية؟
- عرض السعر هو اقتراح سعر يتم إرساله إلى العميل. يحتوي على تفاصيل المنتجات/الخدمات والكميات والأسعار، لكنه لا يُعد طلبًا رسميًا للدفع، وعادةً ما يُستخدم عندما ترغب في أن يراجع العميل العرض ويوافق عليه.
- الفاتورة المبدئية هي نسخة أولية من الفاتورة تبدو مطابقة تقريبًا للفاتورة الرسمية، لكنها لا تؤثر على المحاسبة أو المخزون. تُستخدم غالبًا لطلب دفعة مقدمة أو لتأكيد تفاصيل البيع قبل إصدار الفاتورة الرسمية.
كيفية إنشاء عروض الأسعار في وافق؟
اضغط على "المبيعات" من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على "عروض أسعار وفواتير مبدئية".
تظهر لك صفحة تحتوي على جميع العروض والفواتير المبدئية الموجودة.
لإنشاء عرض سعر أو فاتورة مبدئية جديدة، اضغط على زر "إنشاء".
إليك شرح الحقول المضمنة بعرض السعر:
- رقم عرض السعر: يقوم وافق بإنشائه تلقائيًا، لكن يمكنك تعديله إذا كنت بحاجة إلى تنسيق معيّن.
- العميل: اختر العميل المراد إرسال العرض له حيث يمكنك تحديد عميل موجود مسبقًا من القائمة، أو إضافة عميل جديد مباشرة من نفس الشاشة.
- العملة: اختر العملة التي ترغب في إصدار عرض السعر بها، يتم اختيار العملة الأساسية للشركة بشكل افتراضي، لكن يمكنك تغييرها حسب الحاجة.
- التاريخ: اختر تاريخ إصدار عرض السعر.
- أمر الشراء (Purchase Order): يمكنك ربط أمر شراء العميل بعرض السعر إذا كان جزءًا من طلب رسمي أو عملية مشتريات.
- المشروع: أدخل المشروع المرتبط بهذا العرض. وهو ما يساعدك على التصنيف، التصفية، ودقة التقارير.
- المرجع: أدخل أي رقم/ رمز مرجعي داخلي لتتبع عرض السعر لاحقًا.
- اسم شركتك، شعارها، ومعلومات الاتصال تظهر تلقائيًا في عرض السعر بناءً على إعداداتك، لكن يمكنك الضغط على أي من هذه الحقول لتحديثها يدويًا إذا لزم الأمر.
في هذا القسم تُحدد ما الذي يشمله عرض السعر
سواء كنت تقدم منتجًا أو خدمة أو مزيجًا من الاثنين، يتيح لك كل بند في عرض السعر تحديد ما يتم عرضه على العميل.
يمكنك إدخال الأوصاف التفصيلية، والكميات، والأسعار، والخصومات، ومعدل الضريبة، تمامًا كما هو الحال عند إنشاء الفاتورة.
مما يساعد العميل على فهم ما يتم تقديمه بدقة قبل الموافقة.
يمكنك إما:
- اختيار منتج/ خدمة من قائمة المنتجات الخاصة بك. ليقوم وافق بملء التفاصيل تلقائيًا مثل السعر، والحساب، والضريبة حسب إعدادات المنتج.
- أو كتابة وصف مخصص لخدمة/ منتج تستخدمها لمرة واحدة، ثم قم تعبئة باقي التفاصيل يدويًا.
شرح الحقول وكيفية استخدامها:
- الكمية (Quantity): أدخل عدد الوحدات أو عدد الساعات للخدمة أو المنتج.
- سعر الوحدة (Unit Price): السعر لكل وحدة أو لكل ساعة.
- الخصم (Discount): خصم كنسبة مئوية يُطبّق على هذا البند فقط.
- الخصم على الإجمالي (Discount on total): مبلغ ثابت يُخصم من القيمة الكلية لعرض السعر، ويُطبّق بعد إدخال كل البنود وقبل احتساب الضريبة.
- المعدل الضريبي (Tax Rate): اختر نسبة الضريبة المطبقة.
كيف تضيف أو تزيل سطرًا في عرض السعر؟
- لإضافة سطر جديد، انقر على "+ إضافة سطر".
- لإزالة سطر معيّن، انقر على النقاط (::) في يسار السطر، ثم اختر "إزالة".
- لإزالة جميع الأسطر الأخرى والإبقاء على هذا السطر فقط، اختر "إزالة كل البنود الأخرى".
مما ييسر إدخال البيانات، خاصة عند إضافة بنود متشابهة.
وبالطبع، يمكنك تعديل أي من هذه الحقول يدويًا حسب الحاجة.
المعدل الصريبي لضريبة القيمة المضافة (VAT): هل الأسعار شاملة الضريبة؟
تحتاجين إلى اختيار كيفية التعامل مع ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة: هل الأسعار التي أدخلتها تشمل الضريبة بالفعل، أم يجب إضافتها فوق السعر؟
للتحكم في كيفية التعامل مع الضريبة، وتحديد إذا ما كانت الأسعار التي أدخلتها تشمل الضريبة أم لا، يمكنك ذلك من القائمة المنسدلة أعلى قسم بنود الفاتورة، اضغط على "السعر شامل الضريبة" أو "السعر خال من الضريبة" للتبديل بين الخيارين.
مثال 1: الأسعار شاملة الضريبة
عند اختيار إعداد "السعر شامل الضريبة"، فهذا يعني أن الأسعار التي تدخلها في كل بند من بنود الفاتورة تتضمن ضريبة القيمة المضافة بالفعل.
على سبيل المثال:
- أدخلت 100 × 50 = 5,000 ريال سعودي
- هذا المبلغ يتضمن ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15٪
- يقوم وافق بحساب أن 5,000 ريال تتضمن حوالي 652 ريال كضريبة، والباقي (حوالي 4,347 ريال) هو المبلغ الصافي
وفي هذه الحالة، تظهر الإجماليات كالتالي:
- الإجمالي قبل الضريبة: 4
- إجمالي الضريبة: 652.17
- الإجمالي الكلي: 5
مثال 2: الأسعار خالية من الضريبة
عند اختيار إعداد "السعر خال من الضريبة"، فإن الأسعار التي تُدخلها في كل بند تُعتبر أسعارًا قبل الضريبة، ويتم إضافة ضريبة القيمة المضافة فوقها.
على سبيل المثال:
- أدخلت 100 × 50 = 5,000 ريال صافي
- تُضاف ضريبة 15٪ = 750 ريال
- المبلغ النهائي = 5,750 ريال
وفي هذه الحالة، تظهر الإجماليات كالتالي:
- الإجمالي قبل الضريبة: 5,000
- إجمالي الضريبة: 750
- الإجمالي الكلي: 5,750
الملاحظات والتوقيع
يتيح لك هذا القسم تخصيص بعض تفاصيل عرض السعر.
1. الملاحظات:
اكتب أي رسالة إضافية أو تعليمات ترغب في عرضها أسفل عرض السعر.
قد تشمل هذه الرسالة سياسة الاسترجاع، معلومات الضمان، تعليمات الدفع، أو تذكيرات ودّية.
مثال:
يجب الإبلاغ عن أي مرتجعات أو اعتراضات خلال 7 أيام من الاستلام.
هذه الملاحظة تظهر في جميع عروض الأسعار تلقائيًا، ما لم تقم بتعديلها أو حذفها يدويًا أثناء تحرير عرض سعر معين.
2. التوقيع:
وهو التوقيع الذي يظهر في أسفل ملف عرض السعر.
بمجرد إدخال تفاصيل عرض السعر، إليك أهم الخيارات المتاحة لإنهائه وحفظه:
- احفظ ثم أرسل: استخدم هذا الخيار لإرسال عرض السعر إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو واتساب. ليتم تسجيلها ضمن سجلاتك ووسمها كـ "تم الإرسال".
- حفظ كمسودة: استخدمه إذا لم تكن مستعدًا لإرسال عرض السعر بعد. ويمكنك العودة وتحريره لاحقًا.
- طباعة / تنزيل: اضغط هنا لمعاينة عرض السعر بصيغة PDF أو طباعة نسخة ورقية.
- English: اضغط هنا لعرض الفاتورة باللغة الإنجليزية. إن كنت أنت أو عميلك تفضلون ذلك.
- مرفقات: ارفع ملفات داعمة مثل الإيصالات أو الصور أو العقود. ليتم إرفاق هذه الملفات مع الفاتورة عند إرسالها.
هذا التغيير يؤثر فقط على شكل المستند وتسميته، ولا يغيّر البيانات أو الحسابات أو طريقة معالجة وافق.
كيفية إصدار فاتورة مبدئية بدلًا من عرض سعر؟
لإصدار فاتورة مبدئية في وافق، ستتبع نفس الخطوات تمامًا المستخدمة في إنشاء عرض السعر.
الفرق الوحيد يكون في خطوة اختيار النموذج، اضغط على خيار "النموذج" أعلى نموذج عرض السعر، ثم اختر "فاتورة مبدئية" من القائمة المنسدلة.
بعد ذلك، يمكنك المتابعة بشكل اعتيادي.
قائمة عروض الأسعار/ الفواتير المبدئية
تعرض لك قائمة عروض الأسعار جميع عروض الأسعار والففواتير المبدئية التي أصدرتها. ومن هنا يمكنك بسهولة مراجعتها، تصفيتها، واتخاذ إجراءات مباشرة عليها:
- شريط البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (رقم الفاتورة، اسم العميل، إلخ) لتصفية الفواتير والعثور على ما تريد.
- الفرز: اضغط لترتيب الفواتير حسب التاريخ، اسم العميل، المبلغ، وغيرها.
- التصفية: استخدم الفلاتر لتضييق نطاق النتائج حسب الحالة (مثل: مسودة، تم الإرسال)، أو الفترة الزمنية، أو العميل، أو المشروع.
- الاستيراد: ارفع عروض أسعارك/ فواتيرك المبدئية دفعة واحدة.
- التصدير: حمّل قائمة عروض الأسعار/ الفواتير بالصيغة المفضلة.
الإجراءات المتاحة على عرض السعر أو الفاتورة المبدئية
يمكنك تنفيذ هذه الإجراءات مباشرة بعد الضط على "الجدول" في قائمة عروض الأسعار والفواتير المبدئية.
اضغط على عرض السعر أو الفاتورة المبدئية التي ترغب في تحديثها.
شرح كل إجراء:
- حذف: حذف المستند نهائيًا من النظام.
- طباعة / تحميل: إنشاء نسخة PDF من عرض السعر يمكنك طباعتها أو تحميلها للمشاركة خارج النظام.
- تحديث الحالة: يمكنك تغيير حالة المستند بالضغط على "تغيير إلى مرسل" أو "تغيير إلى مسودة".
- التحويل: استخدم هذا الخيار لتحويل عرض السعر/ الفاتورة المبدئية إلى أحد هذين الخيارين:
- إلى فاتورة: يُنشئ فاتورة بيع بنفس التفاصيل الموجودة في عرض السعر.
- إلى إشعار تسليم: يُنشئ مذكرة تسليم تعكس نفس العناصر والكميات.
للقيام ببعض الإجراءات الجماعية على عروض الأسعار أو الفواتير المبدئية، حدد المراد منهم باستخدام المربعات إلى جوارهم.
بمجرد التحديد، ستظهر لك خيارات في الأعلى لتغيير الحالة إلى "مرسل"، أو إرجاعها لمسودة، أو حذفها دفعة واحدة.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.