شطب الفاتورة (إسقاطها من الحسابات)

Arabic Template (1).png في الواقع العملي، لا يسدّد جميع العملاء ما عليهم من فواتير. أحيانًا يتعذّر الوصول إلى العميل، أو يكون المبلغ المستحق صغيرًا لا يستحق المتابعة، أو تتأكد من أن الدين غير قابل للتحصيل. في هذه الحالات، لا يُنصح بترك الفاتورة مفتوحة إلى أجل غير مسمى، بل يتم شطب الفاتورة هذه الفاتورة.

المقصود بشطب الفاتورة أن الشركة تقر بعدم إمكانية تحصيل المبلغ، وتقوم بتسجيله محاسبيًا كخسارة، يحافظ هذا الإجراء على دقة السجلات المحاسبية، ويمنع تضخيم الإيرادات المتوقع تحصيلها.

كيف يدير وافق شطب الفواتير عن طريق الإشعارات الدائنة؟

في وافق، تُشطب الفاتورة من خلال إصدار إشعار دائن، مرتبطًا بنفس الفاتورة، ونفس العميل، وبنفس العملة.

ورغم أن الإشعار الدائن يُستخدم عادةً لاسترداد مبلغ من العميل، إلا أنه في حالة الشطب يُستخدم لأغراض محاسبية بحتة، أهمها:

إلغاء المبلغ غير المسدد من الفاتورة، دون توقّع دفعه مستقبلًا.
نقل المبلغ من حساب العملاء إلى مصروف الديون المعدومة، ليُسجّل كخسارة.
الإبقاء على الفاتورة الأصلية في السجلّات، بحيث تُعتبر مدفوعة بعد تطبيق الإشعار.
عكس ضريبة القيمة المضافة إن وُجدت، بنفس النسبة الموجودة في الفاتورة الأصلية.

مراجعة الفاتورة قبل إصدار إشعار دائن

قبل أن تبدأ بعملية الشطب، من الضروري التأكد من بعض التفاصيل في الفاتورة الأصلية:

تحقق من اسم العميل، المبلغ، ونسبة الضريبة، لأنك ستحتاج لإدخال نفس القيم في الإشعار الدائن.
تأكد من أن حالة الفاتورة هي "معتمد"، وليست "مسودة"، لأن الفواتير المسودة لا تُنشئ قيودًا محاسبية، ولا يمكن إصدار إشعار دائن مرتبط بها.

للتعرف على كيفية تغيير حالة الفاتورة، راجع هذا الدليل.

خطوات إنشاء إشعار دائن لشطب الفاتورة

لبدء عملية الشطب، توجّه إلى قائمة "المبيعات" من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على "إشعارات دائنة"، واضغط على زر "إنشاء".

سيُفتح لك نموذج إشعار دائن فارغ. أدخل فيه البيانات التالية بدقة، كما هي في الفاتورة الأصلية:

اسم العميل: يجب أن يكون مطابقًا تمامًا لما هو موجود في الفاتورة.
العملة: تأكد من أنها نفس عملة الفاتورة.
الوصف: اشرح سبب إصدار الإشعار، مثل:
- شطب دين
- تصفية ديون معدومة
- فاتورة متأخرة وغير قابلة للتحصيل
الحساب: حدّد الحساب الذي ستُسجل عليه عملية الشطب، مثل الديون المعدومة.
البنود والمبالغ: أدخل نفس العناصر (المنتجات أو الخدمات) من الفاتورة، مع التأكد من تطابق الأسعار ونسب الضريبة.

بعد إتمام البيانات، احفظ الإشعار، وتأكّد من تغيير حالته إلى "مرسل".