قد يحتاج الموظف أحيانًا إلى دفع بعض المصروفات المتعلقة بالعمل من أمواله الشخصية، مثل حجز رحلة عمل، أو شراء مستلزمات مكتبية، أو دفع اشتراك أحد البرامج التي تستخدمها الشركة.
في هذه الحالة، يمكن للموظف إنشاء تقرير مصروفات داخل وافق، ثم إضافة مطالبة مصروف أو أكثر داخل التقرير وإرفاق الإيصالات الخاصة بها، ليتم إرسالها إلى المسؤول لمراجعتها واعتمادها، ثم تعويض الموظف عنها وفقًا لسياسة الشركة.
يأخذك هذا الدليل خطوة بخطوة بدءًا من إنشاء تقرير المصروفات وحتى إرساله للموافقة.
كيفية إنشاء تقرير مصروفات جديد
لإنشاء تقرير مصروفات جديد، اضغط على النقاط أعلى اسم المؤسسة ثم انتقل إلى "بوابة الموظف".
من "تقارير المصروفات"، اضغط على زر "تقرير مصروفات جديد".
بعد إنشاء التقرير، ستظهر لك صفحة يمكنك من خلالها إضافة مطالبة أو أكثر داخل نفس التقرير.
يفيدك ذلك في تجميع عدة مصروفات مرتبطة بنفس رحلة العمل أو نفس المهمة داخل تقرير واحد، بدلاً من إنشاء مطالبة مستقلة لكل مصروف.
على سبيل المثال:
- تذكرة طيران.
- حجز فندق.
- مواصلات.
- وجبات العمل.
أدخل بيانات التقرير الأساسية، مثل:
العنوان (اختياري): أدخل اسمًا يوضح الغرض من التقرير ليسهل التعرف عليه لاحقًا، مثل "مصروفات رحلة عمل إلى الرياض" أو "مصروفات اشتراك الأدوات الشهرية".
المرجع (اختياري): يمكنك إدخال رقم أو رمز مرجعي خاص بالتقرير إذا كنت تستخدم نظامًا داخليًا لترقيم التقارير، مثل "EXP-2026-015" أو "TRIP-001"، أو ترك الحقل فارغًا إذا لم تكن بحاجة إليه.
الملاحظات (اختياري): أضف أي تفاصيل أو معلومات إضافية تساعد المسؤول على فهم سبب المصروفات، مثل "يشمل اشتراك أدوات التصميم السنوي" أو "مصروفات خاصة باجتماع العميل في جدة".
إضافة مطالبات المصروفات
يمكنك إضافة المصروفات إلى التقرير بإحدى ثلاث طرق مختلفة:
الطريقة الأولى: رفع الإيصالات يدويًا
إذا كانت الإيصالات محفوظة على جهازك، يمكنك رفعها مباشرة.
اضغط على منطقة:
إفلات الإيصالات أو لصق لقطة شاشة
ثم:
- اسحب ملفات الإيصالات إلى الصفحة.
- أو اضغط لاختيار الملفات من جهازك.
سيقوم وافق بتحليل الإيصال باستخدام تقنية المسح الضوئي OCR واستخراج بياناته تلقائيًا.
راجع البيانات المستخرجة، ثم صحح أي بيانات إذا لزم الأمر قبل إرسال التقرير للموافقة.
الطريقة الثانية: إرسال الإيصالات عبر البريد الإلكتروني
إذا استلمت الإيصال على بريدك الإلكتروني، فلا تحتاج إلى تنزيله أولًا.
انسخ عنوان البريد الظاهر داخل التقرير، ثم أرسل الإيصال إليه أو قم بإعادة توجيه رسالة البريد كما هي.
بعد وصول الرسالة، يقوم وافق باستيراد الإيصال وإضافته تلقائيًا إلى التقرير.
راجع البيانات المستخرجة، ثم صحح أي بيانات إذا لزم الأمر قبل إرسال التقرير للموافقة.
الطريقة الثالثة: إدخال المصروف يدويًا
الإيصال: يمكنك إضافة إيصال مرفق لهذا المصروف للاحتفاظ بسجل يثبت عملية الإنفاق.
التاريخ: أدخل تاريخ إجراء المصروف، وهو التاريخ الفعلي الذي دفعت فيه قيمة المصروف.
مثال: إذا اشتريت أدوات مكتبية بتاريخ 1/08/20206، فاستخدم هذا التاريخ.
الفئة: اختر حساب المصروف المناسب لتصنيف النفقة بشكل صحيح داخل الحسابات.
مثال: حساب تكاليف السفر، الاشتراكات، الأدوات المكتبية، أو الضيافة.
المورد (اختياري): اختر اسم المورد إذا كان مسجلًا في النظام، أو اترك الحقل فارغًا إذا لم يكن هناك مورد محدد.
مثال: شركة جرير، STC، أو Microsoft.
العملة: حدد العملة التي تم الدفع بها.
مثال: الريال السعودي (SAR) أو الدرهم الإماراتي (AED).
المبلغ: أدخل إجمالي قيمة المصروف كما هو موضح في الإيصال.
مثال: 250 ريال سعودي.
الوصف: أضف وصفًا مختصرًا يوضح سبب المصروف لتسهيل مراجعته لاحقًا.
مثال: اشتراك سنوي في أداة تصميم، أو شراء مستلزمات مكتبية لفريق المبيعات.
بعد إدخال جميع البيانات، تُضاف المطالبة إلى تقرير المصروفات، ويمكنك متابعة إضافة مطالبات أخرى بالضغط على زر "أضف" قبل إرسال التقرير للاعتماد.
إرسال التقرير للموافقة
بعد الانتهاء من إضافة جميع المطالبات، اضغط على:
إرسال للاعتماد
سيتم إرسال التقرير إلى المسؤول المعتمد لمراجعته.
بعد الإرسال:
- لا يمكنك تعديل التقرير أثناء انتظار الموافقة.
- يمكنك سحب التقرير إذا رغبت قبل اتخاذ قرار بشأنه.
أو يمكنك حفظ التقرير كمسودة أو حذفه بالضغط على السهم إلى جوار زر "إرسال للاعتماد" واختيار الخيار الإجراء المراد منهما
الإجراءات على قائمة تقارير المصروفات
يمكنك مراجعة كل العمليات المسجّلة، والتحكم بها من مكان واحد. وتحتوي القائمة على أهم المعلومات مثل التاريخ، والمبلغ، ومن الإجراءات المتاحة:
البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (جزء من الوصف، المبلغ) لتصفية المطالبات والعثور على ما تبحث عنه.
كل الوقت: للفلترة عن طريق اختيار فترة زمنية محددة تريد عرض تقارير المصروفات الخاصة بها.
التصدير: اضغط على النقاط أعلى يسار القائمة ثم اختر "تصدير إلى Excel" أو "تصدير إلى CSV".
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.