بعد أن يرسل الموظف تقرير المصروفات للاعتماد، يظهر التقرير في صفحة مطالبات الموظفين ليتمكن المسؤول أو المعتمد من مراجعة جميع المطالبات والإيصالات المرفقة، ثم اعتماد التقرير أو رفضه.
قبل اتخاذ قرار الاعتماد، يمكنك مراجعة جميع بيانات المطالبات، والتأكد من صحة المبالغ والإيصالات، واختيار تاريخ الترحيل، ثم إنشاء قيد اليومية تلقائيًا عند اعتماد التقرير.
الوصول إلى مطالبات الموظفين
من القائمة الرئيسية، اضغط على "الرواتب والموظفين" ثم اختر "مطالبات الموظفين".
ستظهر جميع تقارير المصروفات التي أرسلها الموظفون مع توضيح حالتها سواء أُرسِلت للموافقة عليها أو تمت الموافقة عليها أو مسودة.
مراجعة تقرير المصروفات
اضغط على تقرير المصروفات المطلوب مراجعته.
ستظهر جميع المطالبات الموجودة داخل التقرير، ويمكنك التنقل بينها واحدة تلو الأخرى للتأكد من صحة البيانات والإيصالات المرفقة.
بعد الانتهاء من مراجعة جميع المطالبات داخل التقرير، يمكنك اتخاذ الإجراء المناسب، أعلى الصفحة تظهر لك الخيارات التالية:
رفض: إذا وجدت أي خطأ أو نقص في المطالبات، اضغط على "رفض" أعلى الصفحة، ثم أدخل سبب الرفض. سيظهر سبب الرفض للموظف ليتمكن من تعديل التقرير وإعادة إرساله للموافقة.
اعتماد: اضغط على السهم الموجود بجوار زر "مراجعة الإيصالات" ثم اضغط على "اعتماد" لاعتماد تقرير المصروفات بعد التأكد من صحة جميع المطالبات والإيصالات المرفقة. عند الاعتماد، سيتم إنشاء قيد اليومية وفق تاريخ الترحيل المحدد.
تعديل: اضغط على السهم الموجود بجوار زر "مراجعة الإيصالات" ثم اضغط على زر "تعديل" إذا كنت بحاجة إلى تعديل بيانات التقرير أو المطالبات قبل اتخاذ قرار الاعتماد.
حذف: اضغط على السهم الموجود بجوار زر "مراجعة الإيصالات" ثم اضغط على زر "حذف" لحذف تقرير المصروفات بالكامل إذا لم يعد هناك حاجة إليه أو تم إنشاؤه بالخطأ.
بعد اعتماد التقرير، يتم تحديث حالته إلى "موافق عليه"، أما إذا كان لا يزال بانتظار المراجعة فستظهر حالته "قيد الموافقة" في قائمة تقارير المصروفات.
التعليقات على تقرير المصروفات
يمكنك التواصل مع الموظف أو إضافة ملاحظات أثناء مراجعة تقرير المصروفات من خلال قسم "التعليقات" الموجود أسفل التقرير.
يساعد ذلك على توضيح أي استفسارات أو طلب معلومات إضافية قبل اعتماد التقرير أو رفضه، كما يتيح الاحتفاظ بسجل كامل لجميع المراسلات المتعلقة بالتقرير.
الإجراءات على قائمة مطالبات الموظفين
تتيح لك صفحة مطالبات الموظفين مراجعة جميع تقارير المصروفات وإدارتها من مكان واحد.
وتشمل الإجراءات المتاحة:
البحث: استخدم مربع البحث للعثور على مطالبة محددة عن طريق كتابة كلمة مفتاحية، مثل اسم الموظف، أو عنوان التقرير، أو رقم المرجع.
كل الوقت: اضغط على "كل الوقت" لتحديد فترة زمنية معينة، وعرض مطالبات المصروفات التي تم إنشاؤها أو إرسالها خلال تلك الفترة فقط.
أضف فلتر: استخدم خيار "أضف فلتر" لتصفية المطالبات وفق معايير محددة، مثل حالة المطالبة (مسودة، قيد الموافقة، معتمد، مرفوض، تم السداد)، أو الموظف، أو أي معايير أخرى متاحة، مما يساعدك على الوصول إلى المطالبات المطلوبة بسرعة.
التصدير: اضغط على النقاط الثلاث (⋮) أعلى القائمة، ثم اختر أحد الخيارات التالية لتنزيل البيانات:
- تصدير إلى Excel لتنزيل القائمة بصيغة Excel.
- تصدير إلى CSV لتنزيل القائمة بصيغة CSV لاستخدامها في برامج أخرى أو لإجراء المزيد من التحليل.
الإجراءات الجماعية على مطالبات الموظفين
إذا كنت ترغب في تنفيذ نفس الإجراء على أكثر من مطالبة في الوقت نفسه، يمكنك استخدام التعديل الجماعي بدلًا من فتح كل مطالبة على حدة.
للقيام بذلك:
- حدّد مطالبة واحدة أو أكثر باستخدام مربعات الاختيار الموجودة بجانب كل مطالبة.
- ستظهر لك الإجراءات الجماعية أعلى القائمة.
- اختر الإجراء المناسب.
تشمل الإجراءات المتاحة:
اعتماد: لاعتماد جميع المطالبات المحددة دفعة واحدة إذا كانت جميع بياناتها صحيحة ومستوفية للشروط. سيطلب منك النظام تحديد تاريخ الترحيل قبل إنشاء القيود المحاسبية الخاصة بالمطالبات المعتمدة.
رفض: لرفض جميع المطالبات المحددة مرة واحدة. سيُطلب منك إدخال سبب الرفض ليتمكن الموظف من الاطلاع عليه.
التراجع عن الاعتماد: إذا تم اعتماد المطالبة عن طريق الخطأ، يمكنك إعادتها إلى حالة للموافقة عليه حتى تتم مراجعتها مرة أخرى.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.