أوامر الشراء

تعتبر أوامر الشراء سابقة على فواتير المشتريات في كثير من الأحيان، ويمكنك من خلال وافق إصدارها وتحويلها إلى فواتير شراء بخطوات بسيطة، نستعرض التفاصيل خلال هذا الدليل.

إضافة أمر شراء جديد

لإضافة أمر شراء جديد اضغط على "المشتريات" بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على "أوامر شراء"، واضغط على زر "إنشاء".

إدخال بيانات أمر الشراء كالتالي:

• رقم أمر الشراء: أدخل الرقم الفريد الذي يميز أمر الشراء، لتسهيل تتبعه والوصول إليه لاحقًا.

• المورد: اختر اسم المورد المتعلق بأمر الشراء.

• التاريخ: اختر تاريخ إصدار أمر الشراء.

• المشروع: اختر المشروع المرتبط بأمر الشراء، لتتبع النفقات المرتبطة بمشاريع معينة.

• المرجع: اكتب رقمًا مرجعيًا لأمر الشراء، بحيث يمكنك تمييز أمر الشراء به واستخدامه للبحث عنه.

بيانات المنتجات:

• الوصف: أدخل وصف المنتج أو الخدمة.

• الكمية: حدد كمية المنتج أو الخدمة المراد تضمينها بأمر الشراء.

• السعر: حدد مبلغ المنتج أو الخدمة. 

بالضغط على:

• تعديل الحقول : يمكنك أخفاء أو أظهار هذه الحقول. 

• منتج: يمكنك اختيار أحد منتجات المخزون لتضمينها أمر الشراء.

• معدل ضريبي: اضغط عليها لاختيار المعدل الضريبي المراد.

• الخصم: اضغط عليها لتضمين نسبة الخصم على البند.

• العملة: حدد عملة الدفع. 

  • يظهر النظام العملة الافتراضية، ولكن يمكنك تغييرها إذا كان أمر الشراء بعملة أخرى. 

كيفية التعامل مع ضريبة القيمة المضافة في أمر الشراء

في وافِق، يمكنك تحديد ما إذا كانت الأسعار التي تدخلها في أمر الشراء شاملة الضريبة أو خالِية من الضريبة.

لتحديد ذلك، اختر من القائمة المنسدلة أعلى قسم بنود أمر الشراء:

• "السعر شامل الضريبة": يعني أن السعر الذي أدخلته يتضمن ضريبة القيمة المضافة بالفعل.

• "السعر خالٍ من الضريبة": يعني أن السعر الذي أدخلته هو قبل الضريبة، ويتم إضافة ضريبة القيمة المضافة على المبلغ.

مثال:

• السعر شامل الضريبة: لو أدخلت 5,000 ريال، فهذا المبلغ يشمل 15% ضريبة، والضريبة ستكون حوالي 652 ريال.

• السعر خالي من الضريبة: لو أدخلت 5,000 ريال صافي، سيتم إضافة 750 ريال ضريبة لتصبح الإجمالي 5,750 ريال.

إضافة أو حذف أحد بنود أمر الشراء

ويمكنك إضافة بنود جديدة بالضغط على زر "أضف بند" وحذف السطر المراد بالضغط على النقاط بجوار السطر المراد واختيار "إزالة".

الملاحظات والتوقيع 

ملاحظات: أدخل أي ملاحظات حول أمر الشراء.

التوقيع: ارفع التوقيع المراد إظهاره بأمر الشراء من جهازك.

بمجرد إدخال تفاصيل أمر الشراء، إليك أهم الخيارات المتاحة لإنهائه وحفظه:

بعد حفظ أمر الشراء، يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني أو واتساب للمورد، مما ييسر مشاركة التفاصيل مع المعنيين مباشرة من داخل النظام.

قائمة أوامر الشراء

تعرض لك قائمة أوامر الشراء نظرة شاملة على جميع الأوامر التي أنشأتها، ومن هنا يمكنك بسهولة مراجعة الأوامر، تصفيتها، واتخاذ إجراءات مباشرة عليها:

• شريط البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (رقم الفاتورة، اسم المورد، إلخ) لتصفية أوامر الشراء والعثور على ما تبحث عنه.
• كل الوقت: يمكنك من خلاله تحديد المدى الزمني، ليتم عرض البيانات بناءً على التاريخ المحدد.
• أضف فلتر: استخدم الفلاتر لتضييق نطاق النتائج حسب الحالة (مثل: مسودة، مدفوعة)، أو العملة، أو المشروع ...ألخ..
• الترتيب: يمكنك ترتيب البيانات حسب التاريخ (مثلًا من الأقدم إلى الأحدث أو العكس)، أو وفق الترتيب الأبجدي، أو باستخدام خيارات أخرى متعددة تناسب احتياجاتك. كما يمكنك تطبيق أكثر من نوع ترتيب في الوقت نفسه، مع إمكانية إعادة ترتيب الخيارات المحددة بسهولة من خلال سحبها وتحريكها، مما يساعد على تحسين عرض البيانات وجعلها أكثر تنظيمًا وسهولة في التصفح.
• التصدير: حمّل قائمة أوامر الشراء بالصيغة المفضلة (يمكنك العثور على هذا الخيار عند الضغط على النقاط الثلاث في الشاشة).

الإجراءات المتاحة على أمر الشراء بعد الحفظ

بعد حفظ أمر الشراء في وافِق، يمكنك تنفيذ العديد من الإجراءات عليه، للقيام بها اضغط على أمر الشراء المراد من قائمة أوامر الشراء بعد التأكد أن طريقة العرض هي طريقة عرض "الجدول".

تجد أزرار يمكنك من خلالها القيام بالتالي:

1. حذف: في حال كان الأمر لا حاجة له، يمكنك حذفه بكل سهولة.

2. طباعة/تنزيل: يمكنك طباعة أمر الشراء أو تنزيله كملف PDF.

3. تغيير الحالة: يمكنك تغيير حالة أمر الشراء (مثال: من "مسودة" إلى "مرسل").

4. إرسال: إرسال أمر الشراء للمورد عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب.

5. التعديل: يمكنك تعديل أمر الشراء بعد حفظه إذا لزم الأمر.

يمكنك تحويل أمر الشراء إلى فاتورة بكل سهولة بالضغط على "إلى فاتورة"

يتم تحويلك تلقائيًا إلى صفحة فاتورة الشراء، لتجد البيانات معبئة تلقائيًا، استكمل المطلوب ثم اضغط على زر "حفظ".

الإجراءات الجماعية على أوامر الشراء

بعد تحديد أوامر الشراء التي ترغب في تنفيذ إجراءات جماعية عليها (عن طريق تحديد المربعات بجانب كل أمر)، يمكنك القيام بالآتي:

1. تحويل إلى فاتورة: يمكنك تحويل أوامر الشراء المحددة إلى فاتورة شراء واحدة باستخدام خيار "إلى فاتورة".

2. تغيير الحالة إلى: يمكن تغيير حالة عدة أوامر شراء إلى "مرسل" أو "مسودة" دفعة واحدة عبر خيار "تغيير الحالة".

3. حذف: إذا لم تعد بحاجة إلى أوامر الشراء المحددة، يمكنك حذفها دفعة واحدة باستخدام "حذف".