يتيح لك وافق توزيع المصروفات المدفوعة مقدمًا — مثل الإيجار السنوي — تلقائيًا على الفترات المحاسبية المستحقة، بحيث يتم تحميل كل فترة بنصيبها الصحيح من المصروف بدلًا من تسجيله كاملًا دفعة واحدة، مما يمنحك تقارير مالية أكثر دقة واتساقًا.
إنشاء فاتورة مشتريات مع تفعيل توزيع المصروف
ابدأ بإنشاء فاتورة مشتريات تحتوي على المصروف المدفوع مقدمًا:
- توجه إلى "المشتريات" من القائمة الرئيسية ثم اضغط على "فواتير مشتريات".
- اضغط على زر "إنشاء فاتورة مشتريات" واختر "إنشاء فاتورة مشتريات يدويًا" أو أحد الخيارات الأخرى كرفع ملف الفاتورة أو استقبالها على النظام عن طريق الواتساب أو البريد الوارد.
أدخل بيانات الفاتورة الأساسية مثل: (المورد، التاريخ، المبلغ...)
في بند الفاتورة:
- الوصف: اكتب وصفًا يوضح طبيعة المصروف (مثل: إيجار سنوي، اشتراك برنامج، تأمين سنوي).
- المبلغ: أدخل إجمالي المبلغ المدفوع مقدمًا (مثل: 12000).
- الحساب: اختر حساب "مصروفات مدفوعة مقدمًا"، وهو الحساب الذي يحتفظ بالمبلغ مؤقتًا قبل توزيعه كمصروف على الفترات
إضافة توزيع المصروف
بعد إدخال الحساب، اضغط على زر:
"إضافة الإهلاك"
ثم أدخل البيانات التالية:
- تاريخ البدء: حدد من أي تاريخ يبدأ احتساب المصروف.
يمكنك إدخاله يدويًا (مثل: 01-01-2026)، أو تفعيل خيار "نفس الفاتورة" لاستخدام تاريخ الفاتورة تلقائيًا.
⚠️ إذا لم يكن تاريخ البدء هو أول الشهر، سيتم احتساب أول فترة بشكل جزئي (ولن يكون المبلغ مساويًا لباقي الشهور). - تاريخ الانتهاء: حدد نهاية الفترة أو عدد الأشهر المراد توزيع الإيجار المدفوع مقدمًا عليها (مثل 12 شهرًا).
- حساب المصروفات: الحساب الذي سيتم تسجيل المصروف فيه (مثل مصروف الإيجار).
طريقة التوزيع:
تحدد كيف يتم تقسيم المبلغ على الفترات:
- توزيع شهري متساوٍ: نفس القيمة كل شهر (إذا كانت الفترات كاملة)
- حسب عدد أيام الشهر: قيمة كل شهر تختلف حسب عدد الأيام
سيظهر لك جدول التوزيع تلقائيًا يوضح:
- قيمة المصروف لكل شهر
- تاريخ الترحيل
- الرصيد المتبقي
حفظ واعتماد الفاتورة
- اضغط على "حفظ كمسودة"
- أو "اعتماد"
بمجرد الاعتماد:
- يتم تسجيل المبلغ كاملًا كـ مصروف مدفوع مقدمًا
- ثم يقوم النظام تلقائيًا، في كل فترة، بإنشاء قيد لتحويل جزء من المبلغ إلى مصروف فعلي
مثال:
12,000 لمدة 12 شهرًا
→ كل شهر يتم تسجيل 1,000 كمصروف
→ وينخفض رصيد المصروف المدفوع مقدمًا تدريجيًا حتى يصل إلى صفر
متابعة التوزيع
لمراجعة توزيع المصروف بعد اعتماد الفاتورة:
- افتح الفاتورة
- انتقل إلى تبويب "الإهلاك"
سيظهر لك:
- جدول التوزيع: يوضح قيمة المصروف لكل فترة وتاريخ الترحيل
- الرصيد المتبقي: من المصروف المدفوع مقدمًا
- أيقونة القيد بجانب كل سطر: اضغط عليها لعرض القيد المحاسبي الذي تم إنشاؤه تلقائيًا لمضروف هذه الفترة.
تعديل جدول الإهلاك باستخدام إشعار مدين
إذا كنت بحاجة إلى تقليل قيمة فاتورة مشتريات تحتوي على جدول إهلاك لمصروف مدفوع مقدمًا، يمكنك إنشاء إشعار مدين وربطه ببند الفاتورة المطلوب تعديله.
يسمح لك ذلك بتقليل الرصيد المتبقي من المصروفات المدفوعة مقدمًا وتحديث جدول الإهلاك وفقًا للقيمة الجديدة، بدلًا من استمرار النظام في احتساب المصروف بناءً على المبلغ الأصلي كاملًا. كما يعيد وافق توزيع الرصيد المتبقي على الفترات المتبقية، ويُنشئ القيود المحاسبية المرتبطة بالتعديل تلقائيًا.
مثال
لنفترض أن لديك فاتورة مشتريات لـ إيجار مكتب بإجمالي مبلغ قدره 675,000.00 ريال سعودي، وتم إعداد جدول إهلاك للمبلغ على مدار 24 شهرًا.
تم إعداد الجدول كالتالي:
- المدة: 24 شهرًا
- تاريخ البدء: 01-01-2026
- تاريخ الانتهاء: 31-12-2027
- المبلغ الأصلي المدفوع مقدمًا: 675,000.00 ريال سعودي
- قيمة المصروف الشهرية: 28,125.00 ريال سعودي
يتم تسجيل 28,125.00 ريال سعودي كمصروف في كل شهر.
على سبيل المثال، بعد أول 7 أشهر:
- المبلغ الذي تم تسجيله كمصروف: 196,875.00 ريال سعودي
- الرصيد المتبقي من المصروفات المدفوعة مقدمًا: 478,125.00 ريال سعودي
ويستمر وافق في تسجيل المصروف وتخفيض الرصيد المتبقي وفقًا لجدول الإهلاك.
كيفية تعديل جدول الإهلاك باستخدام إشعار مدين
إذا أردت تقليل قيمة فاتورة المشتريات، يمكنك إنشاء إشعار مدين وربطه ببند الفاتورة الذي يحتوي على جدول الإهلاك.
عند إنشاء الإشعار المدين:
- افتح فاتورة المشتريات التي تحتوي على جدول الإهلاك المطلوب تعديله.
- من صفحة الفاتورة، اضغط على السهم الموجود بجوار "تطبيق إشعار مدين".
- اختر "إنشاء إشعار مدين للإهلاك".
سيتم فتح شاشة الإشعار المدين. أدخل البيانات المطلوبة، مثل رقم الإشعار المدين، والمورد، والعملة، والتاريخ.
بعد اعتماد وترحيل الإشعار المدين، يقوم وافق تلقائيًا بتحديث جدول الإهلاك.
يقوم النظام بـ:
- تقليل الرصيد المتبقي من المصروفات المدفوعة مقدمًا بقيمة الإشعار المدين.
- تحديث جدول الإهلاك ليعكس القيمة الجديدة.
- إعادة توزيع الرصيد المتبقي على الفترات المتبقية.
- إنشاء القيود المحاسبية المرتبطة بالتعديل تلقائيًا.
مراجعة جدول الإهلاك بعد تطبيق الإشعار المدين
بعد تطبيق الإشعار المدين، افتح فاتورة المشتريات الأصلية وانتقل إلى تبويب "الإهلاك".
سيظهر لك جدول الإهلاك بعد تحديثه، ويمكنك من خلاله مراجعة تأثير الإشعار المدين على الفترات المتبقية.
يمكنك مراجعة:
- قيمة المصروف لكل فترة.
- الرصيد المتبقي من المصروفات المدفوعة مقدمًا.
- تاريخ الترحيل لكل فترة.
- الفترات المتبقية في جدول الإهلاك.
- قيمة التخفيض الناتج عن الإشعار المدين.
وبذلك يظل جدول الإهلاك متوافقًا مع القيمة الجديدة للمصروف المدفوع مقدمًا، دون الحاجة إلى تعديل الفترات المتبقية يدويًا.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.