سير عمل الموافقات في وافق

ميزة سير عمل الموافقات أضيفت الآن لجميع المنشآت لتوفير خطوة مراجعة قبل أن يتم اعتماد أي مستند مالي نهائيًا. تساعد هذه الميزة على التأكد من أن كل فاتورة أو سند أو مستند مالي يتم مراجعته بعناية قبل تسجيله في الدفاتر، بما يحافظ على الدقة والالتزام بالمتطلبات المحاسبية مثل قواعد ZATCA.

المستندات المشمولة:

على جانب المبيعات:

• الفواتير 
• الإشعارات الدائنة 
• الفواتير النقدية 

على جانب المشتريات:

• الفواتير 
• الإشعارات المدينة

الفكرة الأساسية للميزة

سير عمل الموافقات يضيف خطوة مراجعة بين حالة المسودة وحالة معتمدة / مسجلة في الدفاتر 

يمكنك من خلال هذه الميزة تحديد:

• من يمكنه إرسال المستند للمراجعة.
• من يمكنه الموافقة على المستند.
• من يمكنه تسجيل المستند في الدفاتر بعد الموافقة.

هناك وضعان للمراجعة:

1. صارم: لا يمكن تعديل المستند أثناء عملية المراجعة.
2. مرن: يمكن تعديل المستند أثناء المراجعة، مع تسجيل كل التعديلات في سجل المستند.

كما يدعم الميزة:

• سجل كامل لتاريخ كل إجراء.
• إضافة تعليقات عند رفض المستند.

كيفية تفعيل تدفق الموافقات

1. اضغط على اسم المنشأة في الركن أعلى يمين الشاشة لفتح القائمة المنسدلة، ثم اضغط على زر "إدارة ودعوة المستخدمين".
   
   
    

2.  اضغط على "سير الموافقات".
   
   
    
3. حدد الوحدات المراد تفعيل سير الموافقات فيها ثم اضغط على زر "تفعيل" إلى جوارها، مثل:
   • المبيعات: لتطبيق على الفواتير، الإشعارات الدائنة، والفواتير النقدية.

   • المشتريات: لتطبيق على الفواتير والديبت نوت.

     

     
      

4. اختيار وضع المراجعة

   يمكنك اختيار أحد الوضعين:

   • صارم: لا يمكن تعديل المستند أثناء المراجعة.
   • مرن: يمكن تعديل المستند أثناء المراجعة مع تسجيل كل تعديل في سجل المستند.

   اضغط على "التبديل إلى الوضع المرن" أو استخدم الوضع الصارم حسب الحاجة.

إعداد الأدوار للمراجعة

1. اضغط على "إضافة دور جديد" أو حرر دور موجود من خلال الضغط على الثلاث نقاط بجانب اسمه ثم اضغط على زر "تعديل".

   لاحظ أنإمكانية التعديل متاحة للأدوار المخصصة فقط التي قمت بإنشائها بنفسك، أما الأدور الأساسية المنشأة تلقائيًا من النظام يمكنك عرضها فقط ولا يمكن إعطاء صلاحية الموافقة على المستندات لهم.

2. فعّل صلاحية الموافقة على المستندات المراد إعطاء صلاحية الموافقة عليها للمستخدمين من هذا الدور
   
   
3. احفظ التغييرات وعيّن الدور للمستخدمين من تبويب "المستخدمون"

الموافقة على المستند أو رفضه

• افتح المستند المراد
• اضغط على زر موافقة أو رفض على المستندات المعلقة.
• عند الرفض، يمكن إضافة تعليق يوضح السبب، ويسجل تلقائيًا في سجل المستند.
• يمكن للموافق الاستمرار في إرسال أو إعادة إرسال المستندات، لكنه لا يمكنه اعتمادها نهائيًا إلا إذا كان لديه صلاحية الترحيل.
• يمكن تطبيق الإجراءات جماعيًا على عدة مستندات في نفس الوقت باستخدام قائمة الإجراءات الجماعية.
• جميع الإجراءات يتم تسجيلها في سجل المستند للحفاظ على الشفافية وتتبع التعديلات.

• ملحوظة: أي مستند دخل سير الموافقات؛ يصبح للعرض فقط أثناء المراجعة إذا لم يمتلك المستخدم صلاحية تعديل المستند.
  بمعنى آخر، الزر الخاص بالتعديل يتحول تلقائيًا إلى وضع عرض لكل من ليس لديه صلاحية تعديل، لكن يمكنه مشاهدة كل التفاصيل واتخاذ إجراءات الموافقة أو الرفض فقط.