كيفية إنشاء فاتورة نقدية

تُستخدم الفاتورة النقدية لتوثيق المدفوعات التي يتم دفعها مباشرة في الوقت الذي يتم فيه إصدار الفاتورة، ويمكن أن تشمل فواتير للمبيعات النقدية أو فواتير نقاط البيع.

وتُعد الفاتورة النقدية خيارًا مثاليًا للحالات التي يتطلب فيها دفع المبلغ فور إصدار الفاتورة، مثل عمليات البيع المباشر أو الدفع النقدي.

كما تتميز الفواتير النقدية بأن حالتها تصبح "مدفوعة" مباشرة بعد اعتمادها، وهو ما يميزها عن الفواتير الاعتيادية التي تتطلب تسجيل أو تسديد المدفوعات بعد اعتماد الفاتورة.


 

خطوات إنشاء فاتورة نقدية

أدخل بيانات الفاتورة كما يلي:

• تعديل الحقول : يمكنك إخفاء أو إظهار بعض الحقول، مثل المشروع أو المستودع، حسب احتياجك. ولإظهارها، قم بتفعيل الزر الخاص بكل حقل ثم تعبئته عند إنشاء فاتورتك.

• تم الدفع من خلال: اختر الطريقة التي تم الدفع بها (مثل: نقدًا، بطاقة ائتمانية، حوالة بنكية، إلخ).قل.

• العميل: اختر العميل الذي تم إصدار الفاتورة له, يمكنك تحديد جهة اتصال موجودة مسبقًا من القائمة، أو إضافة عميل جديد مباشرة من نفس الحقل.

• التاريخ: حدد تاريخ إصدار الفاتورة.

الحقول الخاصة ببنود المنتج/ الخدمة، وكيفية استخدامها بشكل صحيح:

• الوصف: اختر أو أدخل تفاصيل المنتجات أو الخدمات التي تم بيعها.

• الحساب: اختر حساب الإيراد المناسب لهذا البند (مثل: مبيعات منتجات أو إيرادات خدمات) ليظهر الدخل بشكل صحيح في التقارير.
• الكمية: أدخل عدد وحدات المنتج المتضمنة في الفاتورة؛ سواء كانت وحدات منتج، أو ساعات/جلسات لخدمة.
• سعر الوحدة: حدد السعر لكل وحدة أو لكل ساعة.
• مركز التكلفة: أدخل مركز التكلفة المرتبط، مما يساعد في التصنيف، التصفية، وإعداد تقارير دقيقة, إن لم تجد هذا الحقل، اضغط على زر "تعديل الحقول" وفعّل حقل الخصم لإظهاره.
• المعدل الضريبي: اختر نسبة الضريبة المطبّقة على هذا البند حيث يقوم النظام بتحديد النسبة تلقائيًا بناءً على إعدادات المنتج، ولكن يمكنك تعديلها عند الحاجة.
• الخصم على مستوى البند: إن أردت أدخل نسبة خصم تُطبّق على هذا السطر فقط، إن لم تجد هذا الحقل، اضغط على زر "تعديل الحقول" وفعّل حقل الخصم لإظهاره.
• الأسعار شاملة الضريبة: يمكنك تحديد ما إذا كانت الأسعار تشمل ضريبة القيمة المضافة أو لا، من خلال القائمة المنسدلة أعلى قسم بنود الفاتورة. اختر "السعر شامل الضريبة" أو "السعر خالٍ من الضريبة" للتبديل بين الخيارين.
• تعديل الحقول: يمكنك إخفاء أو إظهار بعض الحقول، مثل مركز التكلفة أو الخصم، حسب احتياجك. ولإظهارها، قم بتفعيل الزر الخاص بكل حقل ثم تعبئته عند إنشاء الفاتورة.

• الملاحظات: أضف أي ملاحظات إضافية إن لزم الأمر.
  
  
  
  
  
   

  
  بمجرد إدخال تفاصيل الفاتورة، إليك أهم الخيارات المتاحة لإنهائها وحفظ الفاتورة:

• اعتماد: استخدم هذا الخيار لحفظ الفاتورة وتسجيلها كمعاملة محاسبية بدفتر الأستاذ، أو لإرسالها إلى هيئة الزكاة.
• حفظ كمسودة: استخدمه إذا لم تكن مستعدًا لاعتماد الفاتورة بعد. ويمكنك العودة وتحريرها لاحقًا.
• طباعة / تنزيل: اضغط هنا لمعاينة الفاتورة بصيغة PDF أو طباعة نسخة ورقية.
• لغة المستند: اضغط هنا لعرض الفاتورة باللغة الإنجليزية. إن كنت أنت أو عميلك تفضلون ذلك.
• مرفقات: لإرفاق ملفات بالفاتورة مثل الإيصالات أو الصور أو العقود. ليتم إرفاق هذه الملفات مع الفاتورة عند إرسالها. علماً بأن المرفقات تظهر فقط في حالة إرسال الفاتورة للعميل عبر خاصية " أرسل عبر الايميل ".

قائمة الفواتير النقدية

الإجراءات المتاحة على الفواتير النقدية

من قائمة الفواتير، تأكّد أن العرض بتنسيق "الجدول"، ثم اضغط على الفاتورة المرادة ثم اضغط على أيقونة المزيد (⋮) الموجودة أعلى الفاتورة؛ لعرض الإجراءات الإضافية المتاحة.

• تغيير الحالة إلى مسودة: استخدم خيار "تغيير الحالة إلى مسودة" لإرجاع الفاتورة من الحالة المعتمدة إلى مسودة، مما يتيح لك تعديل بيانات الفاتورة أو تصحيح أي أخطاء قبل إعادة اعتمادها.

• طباعة / تنزيل: استخدم خيار "طباعة / تنزيل" للحصول على نسخة من الفاتورة بصيغة PDF أو للطباعة مباشرة.
  
  
  

أما الإجراءات التي ستظهر في حال كان العرض بتنسيق "الورقة" وعند الضغط على المربع بجانب القيد الأخضر:

• السجل: يعرض تفاصيل الموظف الذي قام بإنشاء المستند، وفي حال إجراء أي تعديلات عليه يتم عرض تاريخ التعديل.

• طباعة / تنزيل: استخدم خيار "طباعة / تنزيل" للحصول على نسخة من الفاتورة بصيغة PDF أو للطباعة مباشرة.

• لغة المستند: تمكّنك من تغيير لغة المستند بين العربية أو الإنجليزية بحسب تفضيلك.