تعتمد دقة المخزون على أن تعكس الكميات المسجلة في النظام ما هو موجود فعليًا داخل المستودع. ومع مرور الوقت، قد تظهر فروقات بين الكميات المسجلة والكميات الفعلية نتيجة التلف، أو الفقد، أو أخطاء التسجيل، أو اختلاف توقيت تسجيل المعاملات.
لهذا السبب، تُستخدم عمليات جرد المخزون لمطابقة الكميات الفعلية مع الكميات المسجلة في وافق، ثم تسوية أي فروقات يتم اكتشافها بطريقة منظمة مع تحديث المخزون وإنشاء الأثر المحاسبي المناسب.
في هذا الدليل ستتعرف على كيفية إنشاء عملية جرد، ومراجعة الفروقات، واعتمادها، بالإضافة إلى فهم ما يحدث بعد ترحيلها داخل النظام.
قبل أن تبدأ
قبل إنشاء عملية جرد، من المفيد معرفة الحالات التي تُستخدم فيها هذه الميزة، والحالات التي يكون فيها استخدام ميزة أخرى أكثر ملاءمة.
استخدم عمليات جرد المخزون عندما:
- تنتهي من جرد فعلي داخل المستودع.
- ترغب في مقارنة الكميات الموجودة فعليًا مع الكميات المسجلة في النظام.
- تريد تسوية فروقات الجرد مع تسجيل القيد المحاسبي الصحيح.
- تنفذ جردًا دوريًا في نهاية الشهر أو السنة.
لا تستخدم عمليات جرد المخزون عندما:
- تريد إدخال رصيد افتتاحي.
- تحتاج إلى تصحيح حركة واحدة فقط.
- ترغب في إضافة أو خصم كمية مباشرة دون إجراء جرد فعلي.
في هذه الحالات يكون استخدام تعديلات المخزون هو الخيار الأنسب.
💡 لماذا يوجد ميزتان متشابهتان؟
تستخدم عمليات جرد المخزون لتسجيل نتائج الجرد الفعلي، حيث تدخل الكمية التي وجدتها داخل المستودع، بينما يحسب وافق الفرق تلقائيًا.
أما تعديلات المخزون فتستخدم عندما تعرف مسبقًا مقدار التعديل الذي تريد إضافته أو خصمه دون الحاجة إلى تنفيذ عملية جرد.
كيف تعمل عمليات جرد المخزون؟
بعد أن تعرفت على الحالات المناسبة لاستخدام عمليات جرد المخزون، دعنا نلقي نظرة سريعة على دورة العمل بالكامل قبل البدء بالتطبيق.
تمر عملية الجرد بالمراحل التالية:
الجرد الفعلي داخل المستودع
↓
إنشاء عملية جرد جديدة على وافق
↓
إضافة المنتجات المطلوب جردها
↓
إدخال الكميات الفعلية
↓
احتساب الفروقات تلقائيًا
↓
اعتماد عملية الجرد
↓
تحديث كميات المخزون وإنشاء القيد المحاسبي
إنشاء عملية جرد جديدة
بعد الانتهاء من الجرد الفعلي داخل المستودع، ستكون الخطوة التالية هي تسجيل نتائجه داخل وافق.
للقيام بذلك:
- انتقل إلى "المخزون" من "القائمة الرئيسية".
- اختر "عمليات جرد المخزون".
- اضغط على زر "جرد جديد".
ستظهر نافذة إنشاء عملية جرد جديدة.
قم بمراجعة البيانات التالية:
- الرقم: يُنشئ وافق رقم عملية الجرد تلقائيًا، ويمكن استخدامه للرجوع إليها لاحقًا.
- المستودع: اختر المستودع الذي أجريت فيه الجرد الفعلي.
- تاريخ الجرد: حدد تاريخ تنفيذ الجرد إذا كان مختلفًا عن تاريخ اليوم.
بعد الانتهاء، اضغط "حفظ وإضافة المنتجات" للانتقال إلى الخطوة التالية.
ملاحظة: يتم إنشاء عملية جرد لكل مستودع بشكل مستقل، لذلك إذا كان لديك أكثر من مستودع، فستحتاج إلى إنشاء عملية جرد منفصلة لكل مستودع.
إضافة المنتجات إلى عملية الجرد
بعد إنشاء عملية الجرد، أصبحت جاهزًا لإضافة المنتجات التي قمت بعدّها داخل المستودع.
تظهر نافذة تضم جميع المنتجات المتوفرة في المستودع، حدد المنتجات التي ترغب في إدراجها ضمن عملية الجرد، ثم اضغط "أضف".
في حالة أردت التركيز على المنتجات ذات الحركات المخزنية فقط، قم بإلغاء تفعيل "تضمين الأصناف ذات الرصيد الصفري".
مراجعة بيانات عملية الجرد
بعد إضافة المنتجات، ستظهر شاشة عملية الجرد التي تضم بيانات العملية نفسها، بالإضافة إلى المنتجات التي سيتم جردها.
يمكنك مراجعة أو تعديل البيانات التالية قبل اعتماد عملية الجرد:
- الرقم: رقم مرجعي يُنشئه وافق تلقائيًا لتمييز عملية الجرد، ويمكن استخدامه للرجوع إليها لاحقًا.
- المستودع: المستودع الذي تُجرى عليه عملية الجرد. إذا احتجت إلى جرد مستودع آخر، أنشئ له عملية جرد مستقلة.
- تاريخ الجرد: التاريخ الذي سيتم احتساب الكميات المتوقعة بناءً عليه، كما يُستخدم كتاريخ تسجيل عملية الجرد بعد ترحيلها.
- المرجع (اختياري): يمكنك إدخال رقم مرجعي داخلي أو أي معلومة تساعد على تتبع عملية الجرد.
- ملاحظات (اختياري): استخدم هذا الحقل لإضافة أي ملاحظات عامة حول عملية الجرد، مثل سبب تنفيذها أو اسم الفريق الذي قام بها.
تحديد الحساب المقابل
قبل ترحيل عملية الجرد، يجب تحديد الحساب الذي سيُسجل عليه أثر فروقات المخزون محاسبيًا.
يمكنك الاختيار بين:
- نفس الحساب لجميع السطور: لاستخدام حساب واحد لجميع فروقات الجرد.
- لكل سطر: لاختيار حساب مختلف لكل منتج، مثل تسجيل المنتجات التالفة في حساب، والفاقد في حساب آخر. وفي هذه الحالة يظهر حقل الحساب إلى جوار كل منتج داخل عملية الجرد.
بعد ذلك، اختر الحساب المناسب من حقل الحساب.
متى أستخدم كل خيار؟
في أغلب عمليات الجرد يكفي استخدام نفس الحساب لجميع السطور. أما إذا كانت فروقات المنتجات لها أسباب مختلفة، فيمكن اختيار لكل سطر لتسجيل كل منتج في الحساب المحاسبي المناسب.
مراجعة الكميات المتوقعة وإدخال الكميات الفعلية
بعد إضافة المنتجات إلى عملية الجرد، يعرض وافق جميع المنتجات التي اخترتها مع بيانات تساعدك على مقارنة الكميات المسجلة في النظام بالكميات التي تم عدّها فعليًا داخل المستودع.
ماذا تعني الحقول الموجودة في الجدول؟
ستلاحظ أن كل صف يحتوي على المعلومات التالية:
- المنتج: اسم المنتج الذي يتم جرده.
- المتوقع: الكمية التي يتوقع وافق وجودها في المستودع عند تاريخ ووقت إنشاء عملية الجرد.
- المعدود: أدخل هنا الكمية الفعلية التي تم عدّها داخل المستودع.
- الفرق: الفرق بين الكمية المتوقعة والكمية المعدودة، ويُحتسب تلقائيًا بمجرد إدخال الكميات.
تكلفة الوحدة: متوسط تكلفة الوحدة في هذا المستودع، ويستخدمه وافق لحساب قيمة فرق المخزون عند ترحيل عملية الجرد.
ملاحظة: تُحسب تكلفة الوحدة داخل عملية الجرد بناءً على متوسط تكلفة المنتج في المستودع المحدد وحتى تاريخ الجرد، ولذلك قد تختلف عن تكلفة الوحدة الظاهرة في صفحات أخرى داخل النظام.
- ملاحظات: يمكنك تسجيل سبب الفرق، مثل التلف أو الفقد أو انتهاء الصلاحية أو أي ملاحظة أخرى.
إدخال الكميات باستخدام أكثر من وحدة قياس
إذا كان المنتج يحتوي على أكثر من وحدة قياس، يمكنك إدخال الكمية بأي من هذه الوحدات، سواء باستخدام وحدة واحدة أو أكثر في الوقت نفسه، طالما أن وحدات القياس معرفة مسبقًا للمنتج..
في المثال السابق، تم إدخال كمية عصير البرتقال باستخدام الزجاجة والكرتونة معًا. يقوم وافق بتحويل جميع الوحدات تلقائيًا إلى الوحدة الأساسية، ثم يحسب الكمية الفعلية والفرق دون الحاجة إلى إجراء أي حسابات يدويًا.
ملاحظة
تعتمد قيمة المتوقع على جميع حركات المخزون المسجلة حتى تاريخ ووقت إنشاء عملية الجرد. إذا أُضيفت أو رُحّلت حركات بتاريخ سابق بعد إنشاء الجرد، يمكنك الضغط على إعادة حساب المتوقع لتحديث الكميات قبل ترحيل عملية الجرد.
كيف يحسب وافق فرق الجرد؟
بمجرد إدخال الكميات الفعلية، يحسب وافق فرق الجرد تلقائيًا.
ويظهر الفرق لكل منتج:
- إذا كانت الكمية الفعلية أقل من المتوقعة، يظهر فرق سالب.
- إذا كانت الكمية الفعلية أكبر، يظهر فرق موجب.
- إذا تطابقت الكميتان، فلن يظهر أي فرق.
في هذا المثال ستلاحظ ما يلي:
زيت زيتون (Olive Oil): الكمية المتوقعة 147 زجاجة، بينما الكمية المعدودة 142 زجاجة، لذلك احتسب وافق فرقًا قدره -5 زجاجات.
- بسكويت (Biscuits): الكمية المتوقعة 39 قطعة، بينما الكمية المعدودة 35 قطعة، لذلك ظهر فرق -4 قطع.
- عصير برتقال (Orange Juice): الكمية المتوقعة 96 زجاجة، وتم عدّ المنتج باستخدام أكثر من وحدة قياس، حيث أُدخلت 10 زجاجات و9 كراتين (كل كرتونة = 12 زجاجة). بعد تحويل جميع الوحدات إلى الوحدة الأساسية، احتسب وافق الكمية الفعلية تلقائيًا وظهر فرق +22 زجاجة.
- شوكولاتة (Chocolate Bars): الكمية المتوقعة 99 قطعة، وهي مطابقة للكمية المعدودة، لذلك لم يظهر أي فرق.
اعتماد عملية الجرد
بعد مراجعة جميع الكميات والفروقات، اضغط "حفظ وترحيل" أو "حفظ كمسودة"..
عند ترحيل العملية، يقوم وافق تلقائيًا بما يلي:
- تحديث كميات المخزون لتطابق نتائج الجرد.
- إنشاء قيد محاسبي بقيمة فروقات الجرد.
- تسجيل العملية ضمن حركات المخزون.
مراجعة القيد المحاسبي الناتج عن الجرد
بعد ترحيل عملية الجرد، يمكنك مراجعة القيد المحاسبي الذي أنشأه وافق مباشرةً.
اضغط على أيقونة القيد الموجودة بجانب عملية الجرد لفتح قيد اليومية المرتبط بها.
ماذا يحتوي القيد المحاسبي؟
يعكس القيد أثر فروقات الجرد على كلٍ من حساب المخزون والحساب المقابل الذي اخترته (مثل مصروف فرق المخزون).
يعتمد اتجاه القيد على نتيجة الجرد:
- إذا كانت الكمية الفعلية أقل من الكمية المتوقعة، يُسجل انخفاض في قيمة المخزون مع إثبات مصروف فرق المخزون.
- إذا كانت الكمية الفعلية أكبر من الكمية المتوقعة، يُسجل زيادة في قيمة المخزون مع القيد المقابل المناسب.
هل يمكن تعديل عملية الجرد بعد ترحيلها؟
نعم.
إذا احتجت إلى تعديل عملية جرد سبق ترحيلها، يمكنك إعادتها إلى مسودة ثم إجراء التعديلات المطلوبة.
بعد اعتماد عملية الجرد تصبح كميات المخزون في وافق مطابقة للكميات الفعلية التي تم عدّها داخل المستودع، كما يُسجل الأثر المحاسبي لفروقات الجرد تلقائيًا، مما يساعد على الحفاظ على دقة بيانات المخزون والتقارير المالية.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.