كيف يتعامل وافق مع المخزون السالب

يمكنك اعتماد فاتورة بيع لمنتج مخزون متتبع في وافق حتى عندما تكون الكمية المسجلة في المخزون غير كافية لتغطية الكمية المباعة. فمثلاً، قد تبيع البضاعة وتعتمد فاتورة البيع قبل أن تسجّل فاتورة شراء المورد الخاصة بها، فتصبح الكمية الموجودة في المخزون أقل من الصفر إلى أن تُسجَّل فاتورة المشتريات لاحقًا. تشرح هذه المقالة كيف يحتسب وافق تكلفة البضاعة المباعة ورصيد المخزون في هذه الحالة، وكيف يصحح هذه القيم تلقائياً بمجرد تسجيل الشراء، وما الذي يمكنك فعله للحفاظ على دقة أرقام المخزون لديك.

كيف يحتسب وافق تكلفة البيع عند توفر المخزون

يقيّم وافق المخزون المتتبع بطريقة متوسط التكلفة المرجح. كل حركة تضيف مخزوناً، مثل فاتورة مشتريات أو تعديل مخزون أو أمر تصنيع منتهٍ، تضيف كميتها وقيمتها إلى مخزون المنتج. متوسط التكلفة هو إجمالي قيمة المخزون مقسوماً على الكمية الموجودة. وتُحتسب تكلفة كل عملية بيع بهذا المتوسط، وتخفض الكمية والقيمة معاً.

مثال: سجلت فاتورتي مشتريات للمنتج نفسه، ثم بعت جزءاً منه.

فاتورة مشتريات لـ 100 وحدة بسعر 5 ريال: الكمية الموجودة 100، قيمة المخزون 500 ريال، متوسط التكلفة 5.00 ريال.
فاتورة مشتريات لـ 100 وحدة بسعر 7 ريال: الكمية الموجودة 200، قيمة المخزون 1,200 ريال، متوسط التكلفة 1,200 ÷ 200 = 6.00 ريال.
فاتورة بيع لـ 50 وحدة: تكلفة البضاعة المباعة = 50 × 6.00 = 300 ريال. الكمية الموجودة 150، قيمة المخزون 900 ريال، ومتوسط التكلفة لا يزال 6.00 ريال.

يُسجَّل مبلغ تكلفة البضاعة المباعة في حساب المصروف الخاص بالمنتج بتاريخ فاتورة البيع، ويُخصم المبلغ نفسه من حساب أصل المخزون.

ماذا يحدث عندما تبيع أكثر مما لديك

عندما تُنزل فاتورة البيع الكمية الموجودة إلى ما دون الصفر، يقسم وافق الكمية المباعة إلى جزأين:

الجزء المغطّى: الوحدات التي كانت موجودة في المخزون تُحتسب تكلفتها بمتوسط التكلفة الحالي، تماماً كما في البيع العادي.
العجز: الوحدات التي لم تكن موجودة تُحتسب تكلفتها من المخزون الذي يغطي عملية البيع لاحقاً، بدءاً من أقدم استلام، وبتكلفة الوحدة الفعلية لذلك الاستلام. وإذا لزم أكثر من استلام لتغطية العجز، فإن كل استلام يسعّر الوحدات التي يوفرها.

وإلى أن يوجد هذا الاستلام، يسجل وافق تكلفة تقديرية للعجز. التقدير هو آخر متوسط تكلفة معروف للمنتج. وإذا لم يكن للمنتج أي سجل تكلفة على الإطلاق، يستخدم وافق تكلفة الشراء المُدخلة في بطاقة المنتج. وإذا كانت فارغة أيضاً، يكون التقدير صفراً.

وبمجرد تسجيل فاتورة المشترياتأو إضافة تعديلات مخزون لتوفير الوحدات الناقصة، يستبدل وافق التقدير بالتكلفة الحقيقية تلقائياً. يُسجَّل التصحيح بتاريخ فاتورة البيع الأصلية، فتقع تكلفة البضاعة المباعة في شهر البيع، لا في الشهر الذي أُدخلت فيه فاتورة المشتريات.

المثال 1: عجز جزئي.

1 يناير، فاتورة مشتريات لـ 100 وحدة بسعر 5 ريال: الكمية 100، القيمة 500 ريال، المتوسط 5.00 ريال.
2 يناير، فاتورة بيع لـ 150 وحدة. 100 وحدة مغطّاة: 100 × 5.00 = 500 ريال. و50 وحدة عجز تُقدَّر بآخر متوسط معروف: 50 × 5.00 = 250 ريال. تكلفة البضاعة المباعة التقديرية = 750 ريال. يعرض تقرير حركة المخزون كمية −50 وقيمة −250 ريال.
10 يناير، فاتورة مشتريات لـ 200 وحدة بسعر 6 ريال. يُعاد احتساب تكلفة الوحدات الخمسين الناقصة بسعر هذه الفاتورة: 50 × 6.00 = 300 ريال. تكلفة البضاعة المباعة النهائية لفاتورة 2 يناير = 500 + 300 = 800 ريال. وتبقى 150 وحدة في المخزون بسعر 6.00 ريال: الكمية 150، القيمة 900 ريال.

المثال 2: البيع دون مخزون ودون سجل تكلفة.

7 مايو، فاتورة بيع لـ 300 وحدة. لا يوجد شيء في المخزون ولم تُسجَّل أي فاتورة مشتريات لهذا المنتج من قبل، فتكون تكلفة البضاعة المباعة التقديرية 0 ريال. يعرض التقرير كمية −300 وقيمة 0.
14 مايو، فاتورة مشتريات لـ 300 وحدة بسعر 4.65 ريال (1,395 ريال). يُعاد احتساب تكلفة فاتورة 7 مايو إلى 300 × 4.65 = 1,395 ريال. الكمية 0، القيمة 0.
16 مايو، فاتورة بيع لـ 300 وحدة قبل إدخال فاتورة مشترياتها. آخر تكلفة معروفة هي 4.65 ريال، فتكون تكلفة البضاعة المباعة التقديرية 300 × 4.65 = 1,395 ريال.
18 مايو، فاتورة مشتريات لـ 300 وحدة بسعر 4.80 ريال (1,440 ريال). يُعاد احتساب تكلفة فاتورة 16 مايو إلى 300 × 4.80 = 1,440 ريال. الكمية 0، القيمة 0، وإجمالي تكلفة البضاعة المباعة لعمليتي البيع = 1,395 + 1,440 = 2,835 ريال، وهو بالضبط ما دفعته ثمناً للبضاعة.

المثال 3: عجز واحد لتغطيه فاتورتا مشتريات.

1 يناير، فاتورة بيع لـ 300 وحدة دون أي مخزون: تكلفة البضاعة المباعة التقديرية 0 ريال.
5 يناير، فاتورة مشتريات لـ 100 وحدة بسعر 4 ريال. تُسعَّر 100 وحدة من الـ 300 بسعر 4.00 = 400 ريال. وتبقى 200 وحدة عجزاً تُقدَّر بآخر تكلفة معروفة 4.00 = 800 ريال. تكلفة البضاعة المباعة التقديرية = 1,200 ريال.
8 يناير، فاتورة مشتريات لـ 200 وحدة بسعر 5 ريال. تُسعَّر الوحدات المئتان المتبقية بسعر 5.00 = 1,000 ريال. التكلفة النهائية = 400 + 1,000 = 1,400 ريال. الكمية 0، القيمة 0.

المثال 4: فاتورة مشتريات واحدة تغطي عدة مبيعات.

1 يناير، فاتورة بيع لـ 10 وحدات، و2 يناير، فاتورة بيع لـ 5 وحدات، وكلتاهما دون أي مخزون.
3 يناير، فاتورة مشتريات لـ 20 وحدة بسعر 4 ريال. يُسعَّر البيع الأقدم أولاً: تحصل فاتورة 1 يناير على 10 × 4.00 = 40 ريال، وفاتورة 2 يناير على 5 × 4.00 = 20 ريال، وتبقى الوحدات الخمس المتبقية في المخزون بسعر 4.00 ريال: الكمية 5، القيمة 20 ريال.

تعكس التقارير والقوائم المالية الرقم التقديري إلى أن تُسجَّل فاتورة المشتريات؛ لذا أدخل فاتورة المشتريات فور استلامها لتكون تكلفة البضاعة المباعة ورصيد المخزون نهائيين ومطابقين للواقع الفعلي.

تعديل فاتورة المشتريات التي تسعّر البيع أو تأريخها بتاريخ سابق أو إلغاؤها

لأن تكلفة العجز تأتي من الاستلامات التي تغطيه، يعيد وافق احتساب تكلفة المبيعات المتأثرة تلقائياً كلما تغيرت تلك الاستلامات.

تغيير سعر فاتورة المشتريات: في 1 يناير، تُعتمد فاتورة بيع لـ150 وحدة دون وجود أي مخزون. وفي 5 يناير، تُسجَّل فاتورة مشتريات لـ200 وحدة بسعر 6 ريال، فتُحتسب تكلفة البضاعة المباعة بـ150 × 6.00 = 900 ريال، وتبقى 50 وحدة في المخزون بقيمة 300 ريال. والآن لو عدّلت سعر الوحدة في فاتورة المشتريات إلى 7 ريال، تصبح تكلفة البضاعة المباعة 150 × 7.00 = 1,050 ريال، وترتفع قيمة الوحدات الخمسين المتبقية في المخزون إلى 350 ريال.
إدخال فاتورة مشتريات بتاريخ سابق في وقت لاحق: في 1 يناير، تُعتمد فاتورة بيع لـ10 وحدات دون أي مخزون. وفي 5 يناير، تُسجَّل فاتورة مشتريات لـ10 وحدات بسعر 10 ريال، فتُحتسب تكلفة البضاعة المباعة بـ100 ريال. لكن بعد ذلك، تُدخل فاتورة مشتريات أخرى بتاريخ سابق، 3 يناير، لـ5 وحدات بسعر 5 ريال. ولأن الاستلام الأقدم هو الذي يسعّر البيع أولاً، تُعاد احتساب تكلفة البضاعة المباعة لتصبح 5 × 5.00 + 5 × 10.00 = 75 ريال، بينما تبقى الوحدات الخمس من فاتورة 5 يناير التي لم تعد مطلوبة لتغطية البيع في المخزون بسعر 10.00 ريال: الكمية 5، والقيمة 50 ريال.
إلغاء فاتورة المشتريات: إذا ألغيت أو حذفت فاتورة المشتريات التي سعّرت عملية بيع، تعود تلك العملية إلى تكلفة تقديرية. في المثال الأول أعلاه، يعيد إلغاء فاتورة 5 يناير فاتورة البيع إلى تكلفة تقديرية قدرها 0 ريال (لا شيء آخر معروف عن المنتج) ويعيد الكمية الموجودة إلى −150.

مرتجعات العملاء أثناء نقص المخزون

يُسجَّل مرتجع العميل بإشعار دائن ويعيد الوحدات المرتجعة إلى المخزون. وإذا كان المنتج لا يزال في عجز عند تسجيل المرتجع، فإن المرتجع يلغي أحدث عجز بدلاً من ذلك: يحمل الإشعار الدائن التكلفة نفسها التي تحملها الوحدات التي يلغيها، فيتعادل المستندان عند الصفر. ولا يُستخدم المرتجع أبداً لتسعير مبيعات أخرى؛ فوحدها فواتير المشتريات والتعديلات ومخرجات التصنيع يمكنها ذلك.

مثال على ذلك: في 1 يناير، تُعتمد فاتورة بيع لـ5 وحدات دون وجود أي مخزون، فتكون تكلفة البضاعة المباعة التقديرية 0 ريال. وفي 2 يناير، يُسجَّل إشعار دائن لهذه الوحدات الخمس نفسها، فيُلغي العجز بدلاً من أن يُضاف إلى المخزون: تكون قيمة المخزون في الإشعار الدائن 0 ريال أيضاً، وتصبح الكمية الموجودة 0.

وبعد ذلك، في 5 يناير، تُسجَّل فاتورة مشتريات لـ5 وحدات بسعر 10 ريال. وبما أن العجز أُلغي مسبقًا بالإشعار الدائن، فإن هذه الوحدات الخمس تدخل المخزون ببساطة بسعرها الفعلي 10.00 ريال: الكمية 5، والقيمة 50 ريال. وتظل فاتورة البيع والإشعار الدائن متعادلين بالمبلغ نفسه (0 ريال)، من دون أي أثر على تكلفة البضاعة المباعة.

وعند توفر المخزون، يعود المرتجع ببساطة إلى المخزون بمتوسط التكلفة الحالي. مثال: فاتورة مشتريات لـ 10 وحدات بسعر 100 ريال، فاتورة بيع لوحدتين (تكلفة البضاعة المباعة 200 ريال)، ثم إشعار دائن لهاتين الوحدتين يعيد 200 ريال إلى المخزون: الكمية 10، القيمة 1,000 ريال.

لمزيد من التفاصيل، راجع: كيفية تسجيل مرتجع من المبيعات؟

ترتيب الحركات في اليوم نفسه

عندما تكون عدة حركات للمنتج نفسه مؤرخة في اليوم نفسه، يعالجها وافق بهذا الترتيب: المخزون الوارد (فواتير المشتريات والتعديلات المخزنية ومخرجات التصنيع) أولاً، ثم المبيعات، ثم مرتجعات العملاء. لذلك لا تنشئ فاتورة مشتريات وفاتورة بيع مؤرختان في اليوم نفسه أي عجز ما دامت فاتورة المشتريات تغطي الكمية المباعة: تُحتسب تكلفة فاتورة البيع من تلك الفاتورة.

عندما تُدخل فاتورة مشتريات بعد بيع البضاعة، أرّخها بيوم وصول البضاعة الفعلي. عندها تُحتسب تكلفة المبيعات من ذلك اليوم فصاعداً من فاتورة المشتريات مباشرة.

كيف يتعافى متوسط التكلفة بعد العجز

بمجرد تسوية العجز، يُحتسب متوسط التكلفة من الوحدات المتبقية في المخزون وتكلفتها الحقيقية. ولا يتشوه المتوسط بسعر المخزون الذي بيع قبل وصوله.

مثال على ذلك: في 1 يناير، تُسجَّل فاتورة مشتريات لوحدتين بسعر 100 ريال، فتكون الكمية 2 والقيمة 200 ريال.

وفي 2 يناير، تُعتمد فاتورة بيع لـ4 وحدات: تُغطى وحدتان منها بالسعر الحالي 100.00 ريال (200 ريال)، بينما تبقى وحدتان في عجز.

وفي 3 يناير، تُسجَّل فاتورة مشتريات لـ10 وحدات بسعر 50 ريال، فتُسعَّر الوحدتان الناقصتان بهذا السعر (50.00 ريال) بقيمة 100 ريال، لتصبح تكلفة البضاعة المباعة لفاتورة البيع = 200 + 100 = 300 ريال.
وتبقى 8 وحدات في المخزون بسعر 50.00 ريال: الكمية 8، والقيمة 400 ريال، ومتوسط التكلفة 50.00 ريال.

المخزون المستلم بقيمة صفر

إذا كان المخزون الذي يغطي العجز لا يحمل أي قيمة، مثل تعديل مخزون أُدخل بكمية دون قيمة مخزون، أو بضاعة مجانية، تُطابَق الوحدات مع عملية البيع لكن تبقى التكلفة تقديراً قدره صفر. ولا تغيّر فاتورة مشتريات لاحقة بسعر حقيقي ذلك، لأن الوحدات المجانية هي التي غطّت عملية البيع.

مثال على ذلك: في 1 يناير، تُعتمد فاتورة بيع لـ10 وحدات دون أي مخزون.

وفي 2 يناير، يُسجَّل تعديل بزيادة 10 وحدات بقيمة مخزون 0 ريال، فتبقى تكلفة البضاعة المباعة لفاتورة البيع 0 ريال.

وحتى لو سُجِّلت بعد ذلك، في 3 يناير، فاتورة مشتريات لـ10 وحدات بسعر 100 ريال، تظل تكلفة البضاعة المباعة لفاتورة 1 يناير عند 0 ريال، لأن العجز أُلغي مسبقًا بالتعديل المجاني، وتدخل الوحدات العشر المشتراة حديثًا إلى المخزون بسعرها الفعلي 100.00 ريال: الكمية 10، والقيمة 1,000 ريال.

1 يناير، فاتورة بيع لـ 10 وحدات دون أي مخزون. 2 يناير، تعديل بزيادة 10 وحدات بقيمة مخزون 0. تكلفة البضاعة المباعة لفاتورة البيع 0 ريال.
3 يناير، فاتورة مشتريات لـ 10 وحدات بسعر 100 ريال. تبقى تكلفة البضاعة المباعة لفاتورة 1 يناير عند 0 ريال، وتكون الوحدات العشر المشتراة في المخزون بسعر 100.00 ريال: الكمية 10، القيمة 1,000 ريال.

عند إضافة كمية جديدة من المنتج من خلال إجراء تعديل مخزون، احرص دائمًا على إدخال قيمة المخزون الخاصة بالعملية، وليس الكمية فقط.

لأنك إن تركت القيمة فارغة، فإن أي عملية بيع تُغطّى من هذه الكمية ستبقى تكلفتها صفر بشكل دائم، حتى لو اشتُريت الكمية نفسها من المنتج لاحقًا بسعر حقيقي.

المبيعات في فترة مقفلة

إذا وقعت فاتورة البيع ذات التكلفة التقديرية في فترة محاسبية مقفلة، فلا يغيّرها وافق عند تسجيل فاتورة المشتريات لاحقاً. تبقى التكلفة التقديرية في فاتورة البيع، وتبقى قيمة فاتورة المشتريات في المخزون.

مثال على ذلك: في 5 يناير، تُعتمد فاتورة بيع لـ10 وحدات دون وجود أي مخزون، فتكون تكلفة البضاعة المباعة التقديرية 0 ريال.

ثم يُقفل شهر يناير محاسبيًا. وفي 10 فبراير، تُسجَّل فاتورة مشتريات لـ10 وحدات بسعر 9 ريال، لكن فاتورة 5 يناير تحتفظ بتكلفة البضاعة المباعة عند 0 ريال لأنها تقع في فترة مقفلة، فتصبح الكمية الموجودة 0 بينما تبقى قيمة المخزون 90 ريال.

وبمجرد إعادة فتح الفترة، فإن أول فاتورة مشتريات أو تعديل مخزون تالي يُسجَّل لهذا المنتج يعيد احتساب تكلفة فاتورة البيع تلقائيًا ويسوّي الفرق بين القيمتين.

لمزيد من التفاصيل، راجع: كيفية إقفال الفترات المحاسبية

اتبع التالي للحفاظ على دقة تكاليف المخزون

سجّل مخزونك الافتتاحي من خلال تعديلات المخزون قبل أن تبدأ الفوترة، لتُحتسب تكلفة المبيعات الأولى من مخزون حقيقي. راجع: إعداد الكمية الأولية الموجودة لمنتج المخزون.
أدخل فواتير المشتريات فوراً، مؤرخة بيوم وصول البضاعة.
أدخل حقل تكلفة الشراء في كل منتج متتبع، لتُقدَّر عملية البيع المسجلة قبل فاتورة مشترياتها بتكلفة واقعية بدلاً من الصفر.
راجع تقرير حركة المخزون بانتظام بحثاً عن المنتجات ذات كمية إقفال سالبة، وسجّل فواتير المشتريات أو التعديلات الناقصة. راجع: تقرير حركة المخزون.