إدارة جهات الاتصال

• تحديد نوع جهة الاتصال:عند إضافة جهة اتصال أو تعديل بياناتها، حدد نوعها منشأة أو فرد .
• اسم المنشأة: الاسم الرسمي للعميل أو المورد الذي سيظهر في الفواتير.
• تعتمد أنواع مستندات التعريف المتاحة على نوع جهة الاتصال الذي تختاره.
•  البلد: الدولة التي تتبع لها جهة الاتصال
• تعريف جهة الاتصال : يمكنك إضافة أكثر من رقم تعريف لكل جهة اتصال. أما بقية أنواع مستندات التعريف، فيُسمح بإضافة رقم واحد فقط لكل نوع.

• البحث لدى هيئة الضرائب: يتضمن ملف جهة الاتصال قسمًا خاصًا بالفوترة الإلكترونية، يمكنك من خلاله معرفة ما إذا كانت جهة الاتصال مسجلة في ضريبة القيمة المضافة وفي حال كانت مسجلة سيقوم وافق تلقائيا بملئ التفاصيل يجب أستخدامها لتجنب أي أخطاء .

ثانيًا: معلومات العنوان (يجب إدخال هذه البيانات كاملة في حال تفعيل الربط مع الفوترة الإلكترونية للهيئة الاتحادية للضرائب).:

في حال كنت تستخدم الربط مع الهيئة الاتحادية للضرائب، تأكد من إدخال البيانات التالية بشكل صحيح لتتوافق مع المتطلبات ولا يحدث أي خطأ عند الإبلاغ عن الفواتير:

• المدينة: المدينة التي تقع فيها جهة الاتصال . 
• الإمارة: الإمارة التي تقع فيها جهة الاتصال.
•  الشارع: اسم الشارع أو الموقع الرئيسي .
•  رقم المبنى: رقم المبنى الخاص بعنوان الجهة .
•  الحي: اسم الحي أو المنطقة ).
•  الرقم الفرعي للعنوان: رقم إضافي لتحديد الموقع بدقة.
•  الرمز البريدي: الرمز البريدي الخاص بالمنطقة .
  
  

ثالثًا: بيانات الفوترة:

• المعرّف: رقم أو رمز فريد يتم استخدامه لتمييز جهة الاتصال داخل النظام.
• البريد الإلكتروني: عنوان البريد الإلكتروني الخاص بجهة الاتصال ويُستخدم للتواصل وإرسال المستندات.
• الهاتف: رقم الهاتف الأساسي للتواصل مع جهة الاتصال عند الحاجة.
• الصلة: توضح نوع العلاقة مع جهة الاتصال مثل عميل، مورد، أو شريك، مما يساعد في تصفية البيانات وتنظيمها.
• شروط الدفع: تحدد المدة الزمنية المتفق عليها للدفع، ويتم تطبيقها تلقائيًا عند إنشاء الفواتير الخاصة بهذه الجهة.

• نوع ورقم الترخيص: يوضح نوع الترخيص التجاري ورقمه إن وجد، ويُستخدم لأغراض التوثيق والامتثال.
  
  
   

   

  رابعاً: البيانات الافتراضية لجهات الاتصال :

  تتيح ميزة الإعدادات الافتراضية لجهات الاتصال في وافِق للمستخدمين تعيين بيانات افتراضية للحقول الأساسية التي تؤثر على عمليات البيع والشراء. وتساعد هذه الميزة في تقليل الإدخال اليدوي للبيانات، وتطابق المعلومات مع ضمان الدقة المالية عند إنشاء المعاملات.

  ملاحظة : جميع هذه الحقول اختيارية، ويمكنك ضبطها وفقًا لاحتياجات عملك. كما يمكنك الضغط على خيار "معرفة المزيد" المتوفر ضمن هذه الخانة للاطلاع على مزيد من التفاصيل.

   

  
   

  خامساً: المستفيدون :

  المستفيدون هم الأفراد أو الجهات الذين يُجرى لصالحهم أو من خلالهم أحد الحركات المالية في شركتك حيث يمكن تحويل المدفوعات لهم أو استلامها منهم ويتطلب تسجيل المستفيد ربطه بحساب بنكي يدعم إجراء الدفعات.
  لمعرفة المزيد عن هذه البيانات والغرض منها، راجع الدليل:

  إدارة المستفيدين في النظام

   

  
   

  4. بعد الانتهاء من إدخال جميع التفاصيل، اضغط على "حفظ".

  
  

   

إدارة الأشخاص داخل جهة الاتصال
 

بعد إنشاء جهة الاتصال والرجوع للقائمة الرئيسية، يمكنك إدارة الأشخاص المرتبطين بها من خلال تبويب "الأشخاص" داخل صفحة جهة الاتصال.

يتيح لك هذا التبويب:

• إضافة أكثر من شخص داخل نفس الجهة (مثل موظفي العميل أو المورد)
• إدخال بيانات كل شخص مثل الاسم، البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف
• تحديد شخص أساسي  يتم استخدامه كمستلم رئيسي بشكل افتراضي عند إرسال الفواتير
• تحديد أشخاص آخرين ليتم تضمينهم تلقائيًا ضمن النسخة (CC) عند الإرسال

يساعدك ذلك على تنظيم عملية التواصل، وضمان إرسال المستندات إلى الأشخاص المناسبين دون الحاجة لإدخال بياناتهم يدويًا في كل مرة.

خطوات إضافة أشخاص إلى جهة الاتصال

1. انتقل إلى "العملاء"

2.  ثم اضغط على جهة الاتصال المطلوبة لفتح تفاصيلها. 

3. من أعلى الصفحة، اضغط على تبويب "الأشخاص".

4. اضغط على زر "أضف شخص".
   
   
    

5. أدخل بيانات الشخص مثل:

• الاسم
• البريد الإلكتروني
• رقم الهاتف

6. أضف الشخص ضمن CC ليتم تضمينه تلقائيًا عند الإرسال من خلال تفعيل زر "تضمين في نسخة البريد الإلكتروني".
7. اضغط على "حفظ" لإضافة الشخص إلى جهة الاتصال.
   
   
    
8. تعيين شخص كجهة اتصال رئيسية
   • بعد حفظ الشخص بجهة الاتصال، اضغط على أيقونة الثلاث نقاط (…) بجوار اسم الشخص.
   • اختر خيار "تعيين كجهة اتصال رئيسية".
   • يتم نقل هذا الشخص إلى قسم "جهة اتصال رئيسية"
   • يظهر كالمستلم الافتراضي عند إرسال الفواتير أو المستندات
   • يتم استخدام بريده الإلكتروني ورقمه تلقائيًا في عمليات الإرسال

الإجراءات على قائمة جهات الاتصال

• البحث: استخدم شريط البحث أعلى جدول جهات الأتصال، اكتب جزءًا من اسم جهة الاتصال أو رقم حسابه للعثور عليه بسرعة.

• البلد: إعادة ترتيب القائمة حسب البلد.

• الصلة: استخدامها للتصفية على حسب (كعميل, كشريك, كمورد..).

• ترتيب: يمكنك ترتيب البيانات حسب التاريخ (مثلًا من الأقدم إلى الأحدث أو العكس)، أو وفق الترتيب الأبجدي، أو باستخدام خيارات أخرى متعددة تناسب احتياجاتك. كما يمكنك تطبيق أكثر من نوع ترتيب في الوقت نفسه، مع إمكانية إعادة ترتيب الخيارات المحددة بسهولة من خلال سحبها وتحريكها، مما يساعد على تحسين عرض البيانات وجعلها أكثر تنظيمًا وسهولة في التصفح.

• استيراد: رفع ملف يضم جهات الأتصال الجدد دفعة واحدة  (يمكنك العثور على هذا الخيار عند الضغط على النقاط الثلاث في الشاشة).
  لمعرفة المزيد راجع الدليل.
  استيراد جهات الاتصال إلى وافق

   

• تصدير: تنزيل قائمة جهات الاتصال مثلاً : كملف CSV/Excel (يمكنك العثور على هذا الخيار عند الضغط على النقاط الثلاث في الشاشة).

التعديل الجماعي

لتعديل معلومات عدة جهات اتصال موجودة مرة واحدة، استخدم خيار التعديل الجماعي. حدد الجهات المطلوبة، ثم عدّل الحقول المطلوبة دفعة واحدة بدل التعديل لكل جهة على حدة.

قم بالتعديلات المرادة ثم اضغط علة زر "حفظ التغييرات".

دمج جهات الاتصال

تُستخدم ميزة دمج جهات الاتصال في حال وجود أكثر من جهة اتصال لنفس العميل، حيث يمكنك توحيدها ضمن سجل واحد يحتوي على جميع البيانات المطلوبة. بعد إتمام عملية الدمج، سيتم الاحتفاظ بجهة اتصال واحدة فقط، بينما سيتم حذف الجهة الأخرى نهائيًا.

خطوات دمج جهات الاتصال:

• من قائمة "العملاء"، قم بتحديد الجهات المراد دمجها من خلال وضع علامة في المربع بجانب كل اسم.
• ضغط على خيار "دمج".
  
  
   
• ستظهر لك تفاصيل الجهات المحددة، اختر البيانات التي ترغب بالاحتفاظ بها في السجل النهائي من خلال الضغط على خيار "استخدام"، أو قم بإضافة التفاصيل التي ترغب باعتمادها في الحقول المخصصة لذلك.
• اضغط على "معاينة" لمراجعة النتيجة قبل التنفيذ.
  
  
   

• اضغط على "دمج" لإتمام العملية.

  ملاحظة:عند إتمام عملية الدمج، سيتم تحديث جميع العمليات المرتبطة بجهة الاتصال التي سيتم حذفها لتتبع الجهة النهائية التي تم اختيارها. هذه العملية نهائية ولا يمكن التراجع عنها أو تعديلها لاحقًا.

  
  
  
   

حذف جهة الاتصال

• من قائمة جهات الاتصال، اضغط على أيقونة المربع إلى جوار جهة الاتصال المراد حذفها.

• ثم اضغط على زر "حذف".

• يمكنك تحديد أكثر من جهة أتصال والقيام باجراء مجمع و لتسهيل تنفيذ الإجراءات الجماعية وتحسين تجربة إدارة البيانات، بإمكانك استخدام خاصية Shift + Click لتحديد أو إلغاء تحديد عدة صفوف دفعة واحدة.
  قم بتحديد الصف الأول، ثم اضغط على زر Shift واختر الصف الأخير ليتم تحديد جميع الصفوف بينهما تلقائيًا، مما يساعد على إنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

  ملاحظة: لا يمكن حذف جهة اتصال مرتبطة بأي عمليات مثل الفواتير وغيرها.