إدارة جهات الاتصال

• اسم المنشأة: الاسم الرسمي للعميل أو المورد الذي سيظهر في الفواتير.
•  البلد: الدولة التي تتبع لها جهة الاتصال.
• التسجيل في ضريبة القيمة المضافة: تحديد ما إذا كانت جهة الاتصال خاضعة للضريبة.
•  رقم التسجيل الضريبي: الرقم الضريبي الرسمي لجهة الاتصال في حالة كان يخضع للضريبة.
  
  

ثانيًا: معلومات العنوان (مهمة في حالة الربط مع هيئة الزكاة):

في حال كنت تستخدم الربط مع هيئة الزكاة، تأكد من إدخال البيانات التالية بشكل صحيح لتتوافق مع المتطلبات:

• المدينة: المدينة التي تقع فيها جهة الاتصال (يجب إدخال هذه البيانات في حال تفعيل الربط مع هيئة الزكاة). 
•  الشارع: اسم الشارع أو الموقع الرئيسي (يجب إدخال هذه البيانات في حال تفعيل الربط مع هيئة الزكاة).
•  رقم المبنى: رقم المبنى الخاص بعنوان الجهة (يجب إدخال هذه البيانات في حال تفعيل الربط مع هيئة الزكاة).
•  الحي: اسم الحي أو المنطقة (يجب إدخال هذه البيانات في حال تفعيل الربط مع هيئة الزكاة).
•  الرقم الفرعي للعنوان: رقم إضافي لتحديد الموقع بدقة.
•  الرمز البريدي: الرمز البريدي الخاص بالمنطق (يجب إدخال هذه البيانات في حال تفعيل الربط مع هيئة الزكاة).
  
  

ثالثًا: بيانات الفوترة:

• المعرّف: رقم أو رمز فريد يتم استخدامه لتمييز جهة الاتصال داخل النظام.
• البريد الإلكتروني: عنوان البريد الإلكتروني الخاص بجهة الاتصال ويُستخدم للتواصل وإرسال المستندات.
• الهاتف: رقم الهاتف الأساسي للتواصل مع جهة الاتصال عند الحاجة.
• الصلة: توضح نوع العلاقة مع جهة الاتصال مثل عميل، مورد، أو شريك، مما يساعد في تصفية البيانات وتنظيمها.
• شروط الدفع: تحدد المدة الزمنية المتفق عليها للدفع، ويتم تطبيقها تلقائيًا عند إنشاء الفواتير الخاصة بهذه الجهة.

• نوع ورقم الترخيص: يوضح نوع الترخيص التجاري ورقمه إن وجد، ويُستخدم لأغراض التوثيق والامتثال.
  
  
   

   

  رابعاً: البيانات الافتراضية لجهات الاتصال :

  تتيح ميزة الإعدادات الافتراضية لجهات الاتصال في وافِق للمستخدمين تعيين بيانات افتراضية للحقول الأساسية التي تؤثر على عمليات البيع والشراء. وتساعد هذه الميزة في تقليل الإدخال اليدوي للبيانات، وتطابق المعلومات مع ضمان الدقة المالية عند إنشاء المعاملات.

  ملاحظة : جميع هذه الحقول اختيارية، ويمكنك ضبطها وفقًا لاحتياجات عملك. كما يمكنك الضغط على خيار "معرفة المزيد" المتوفر ضمن هذه الخانة للاطلاع على مزيد من التفاصيل.

   

  
   

  خامساً: المستفيدون :

  المستفيدون هم الأفراد أو الجهات الذين يُجرى لصالحهم أو من خلالهم أحد الحركات المالية في شركتك حيث يمكن تحويل المدفوعات لهم أو استلامها منهم ويتطلب تسجيل المستفيد ربطه بحساب بنكي يدعم إجراء الدفعات.
  لمعرفة المزيد عن هذه البيانات والغرض منها، راجع الدليل:

  إدارة المستفيدين في النظام

   

  
   

  4. بعد الانتهاء من إدخال جميع التفاصيل، اضغط على "حفظ".

  
  

   

إدارة الأشخاص داخل جهة الاتصال

بعد إنشاء جهة الاتصال والرجوع للقائمة الرئيسية، يمكنك إدارة الأشخاص المرتبطين بها من خلال تبويب "الأشخاص" داخل صفحة جهة الاتصال.

يتيح لك هذا التبويب:

• إضافة أكثر من شخص داخل نفس الجهة (مثل موظفي العميل أو المورد)
• إدخال بيانات كل شخص مثل الاسم، البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف
• تحديد شخص أساسي  يتم استخدامه كمستلم رئيسي بشكل افتراضي عند إرسال الفواتير
• تحديد أشخاص آخرين ليتم تضمينهم تلقائيًا ضمن النسخة (CC) عند الإرسال

يساعدك ذلك على تنظيم عملية التواصل، وضمان إرسال المستندات إلى الأشخاص المناسبين دون الحاجة لإدخال بياناتهم يدويًا في كل مرة.

خطوات إضافة أشخاص إلى جهة الاتصال

1. انتقل إلى "قائمة جهات الاتصال"

2.  ثم اضغط على جهة الاتصال المطلوبة لفتح تفاصيلها. 

3. من أعلى الصفحة، اضغط على تبويب "الأشخاص".

4. اضغط على زر "أضف شخص".
   
   
    

5. أدخل بيانات الشخص مثل:

• الاسم
• البريد الإلكتروني
• رقم الهاتف

6. أضف الشخص ضمن CC ليتم تضمينه تلقائيًا عند الإرسال من خلال تفعيل زر "تضمين في نسخة البريد الإلكتروني".
7. اضغط على "حفظ" لإضافة الشخص إلى جهة الاتصال.
   
   
    
8. تعيين شخص كجهة اتصال رئيسية
   • بعد حفظ الشخص بجهة الاتصال، اضغط على أيقونة الثلاث نقاط (…) بجوار اسم الشخص.
   • اختر خيار "تعيين كجهة اتصال رئيسية".
   • يتم نقل هذا الشخص إلى قسم "جهة اتصال رئيسية"
   • يظهر كالمستلم الافتراضي عند إرسال الفواتير أو المستندات
   • يتم استخدام بريده الإلكتروني ورقمه تلقائيًا في عمليات الإرسال

الإجراءات على قائمة جهات الاتصال

• البحث: استخدم شريط البحث أعلى جدول جهات الأتصال، اكتب جزءًا من اسم جهة الاتصال أو رقم حسابه للعثور عليه بسرعة.

• البلد: إعادة ترتيب القائمة حسب البلد.

• الصلة: استخدامها للتصفية على حسب (كعميل, كشريك, كمورد..).

• ترتيب: إعادة ترتيب القائمة أبجديًا (مثلاً حسب الاسم أو البنك أو البلد).

• استيراد: رفع ملف يضم جهات الأتصال الجدد دفعة واحدة
  لمعرفة المزيد راجع الدليل.
  استيراد جهات الاتصال إلى وافق

   

• تصدير: تنزيل قائمة جهات الاتصال(مثلاً كملف CSV/Excel).

دمج جهات الاتصال

تُستخدم ميزة دمج جهات الاتصال في حال وجود أكثر من جهة اتصال لنفس العميل، حيث يمكنك توحيدها ضمن سجل واحد يحتوي على جميع البيانات المطلوبة. بعد إتمام عملية الدمج، سيتم الاحتفاظ بجهة اتصال واحدة فقط، بينما سيتم حذف الجهة الأخرى نهائيًا.

خطوات دمج جهات الاتصال:

• من قائمة "جهات الاتصال"، قم بتحديد الجهات المراد دمجها من خلال وضع علامة في المربع بجانب كل اسم.
• ضغط على خيار "دمج".
  
  
   
• ستظهر لك تفاصيل الجهات المحددة، اختر البيانات التي ترغب بالاحتفاظ بها في السجل النهائي من خلال الضغط على خيار "استخدام"، أو قم بإضافة التفاصيل التي ترغب باعتمادها في الحقول المخصصة لذلك.
• اضغط على "معاينة" لمراجعة النتيجة قبل التنفيذ.
  
  
   

• اضغط على "دمج" لإتمام العملية.

  ملاحظة:عند إتمام عملية الدمج، سيتم تحديث جميع العمليات المرتبطة بجهة الاتصال التي سيتم حذفها لتتبع الجهة النهائية التي تم اختيارها. هذه العملية نهائية ولا يمكن التراجع عنها أو تعديلها لاحقًا.

  
  
  
   

حذف جهة الاتصال

• من قائمة جهات الاتصال، اضغط على أيقونة المربع إلى جوار جهة الاتصال المراد حذفها.

• ثم اضغط على زر "حذف".

• يمكنك تحديد أكثر من جهة أتصال والقيام باجراء مجمع.

  ملاحظة: لا يمكن حذف جهة اتصال مرتبطة بأي عمليات مثل الفواتير وغيرها.