تُستخدم الدفعة المقدمة عندما يستلم نشاطك التجاري مبلغًا من العميل قبل تقديم الخدمة أو تسليم المنتج. وهي ممارسة شائعة في كثير من القطاعات مثل التصميم، المقاولات، والاستشارات، وتخضع أحيانًا لمتطلبات محاسبية وضريبية خاصة.
نستعرض في هذا الدليل كيفية تسجيل الدفعة المقدمة، والسيناريوهات المتعلقة بها بالخطوات.
تسجيل دفعة مقدمة من العميل عبر سند قبض
عند استلام دفعة من العميل قبل إصدار فاتورة، نستخدم "سند قبض" لتوثيق العملية.
لتسجيل دفعة مقدمة اضغط على "المبيعات" من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على "سندات العملاء"، واضغط على السهم بجوار زر "تسجيل سند قبض" واختر "دفعة فواتير / دفعة مقدمة" من القائمة المنسدلة.
يظهر لك نموذج سند قبض جديد، أدخل بياناته كالتالي:
العميل: اختر اسم العميل
تم الدفع من خلال: حدّد الحساب البنكي أو الخزنة التيم تم الدفع إليها
عملة الدفع : يمكنك أختيار العملة التي قام العميل بالدفع فيها.
المبلغ المستلم: قيمة الدفعة (مثلًا: 1,000)
التاريخ: تاريخ استلام الدفعة
بعد الإنتهاء اضغط على زر "تسجيل".
ليقوم وافق تلقائيًا بإنشاء إشعار دائن مرتبط بهذه الدفعة، نستخدمه لاحقًا لتسوية فواتير العميل.
تطبيق الدفعة المقدمة على فاتورة بيع
لدفع الفاتورة عن طريق الإشعار الدائن الناتج عن الدفعة المقدمة؛ اضغط على "المبيعات" بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على "فواتير بيع"، وتأكد أن تعرضها بطريقة عرض "الجدول"، واضغط على الفاتورة المراد دفعها، مع ضرورة أن تكون الفاتورة لنفس العميل.
ومن شاشة الفاتورة اضغط على "دفع بإشعار دائن".
لتظهر لك شاشة عائمة بها تفاصيل الرصيد المتاح.
تأكد من صحة المبلغ المطلوب خصمه من الإشعار لدفع الفاتورة جزئيًا أو كليًا، (مثلاً: 500)
ثم اضغط على زر “تطبيق”
ليتم تطبيق الإشعار مباشرة على الفاتورة.
ليُحدث النظام حالة الفاتورة والمبالغ المتبقية تلقائيًا.
تسجيل دفعة مقدمة من خلال فاتورة نقدية (عند تضمينها الضريبة)
في بعض الحالات، تحتاج الشركات لإصدار فاتورة رسمية بدلاً من سند القبض عند استلام دفعة مقدمة، خاصة إذا كانت هناك متطلبات ضريبية مثل:
رغبة العميل في الحصول على فاتورة ضريبية بالمبلغ المدفوع مقدمًا.
أو إلزام قانوني بإصدار فاتورة عند تحصيل أي مبالغ حتى قبل تقديم الخدمة.
في هذه الحالة، نُسجل دفعة العميل من خلال "فاتورة مبيعات"، نربط بها البند بحساب خاص اسمه "الدفعات المقدمة للعملاء".
الخطوة الأولى: التأكد من وجود حساب الدفعات المقدمة
قبل تسجيل الفاتورة، تأكد أن لديك حسابًا في شجرة الحسابات باسم "الدفعات المقدمة للعملاء"، ويكون ضمن "الالتزامات".
للتحقق من ذلك:
اضغط على "للمحاسب" بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على "شجرة الحسابات".
تحت قسم "الالتزامات"، ابحث عن حساب باسم "الدفعات المقدمة للعملاء".
تأكد أن الحساب موجود وجاهز للاستخدام
إذا لم يكن الحساب موجودًا، يمكنك إضافته بالضغط على زر "أضف +" إلى جوار "الالتزامات المتداولة"، واختيار "إضافة حساب فرعي".
الخطوة الثانية: إنشاء فاتورة نقدية للدفعة المقدمة
لتسجيل الفاتورة النقدية التي توثق استلام الدفعة مع احتساب ضريبة القيمة المضافة عليها.
اضغط على "المبيعات" من القائمة الرئيسية، ثم اختر "فواتير نقدية"، ثم اضغط على زر "إنشاء".
لتظهر لك فاتورة نقدية جديدة، أدخل بياناتها كالتالي:
تم الدفع من خلال: حدّد الحساب البنكي أو الخزنة التي تم استلام الدفعة عبرها.
العميل: اختر العميل الذي سدد الدفعة.
التاريخ: أدخل تاريخ الفاتورة.
الوصف: مثال: دفعة مقدمة.
الحساب: اختر حساب "الدفعات المقدمة للعملاء".
الكمية: إن ارتبطت الدفعة بمنتج معين وأردت تحديد كميته أدخلها هنا، أو اتركها بـ 1.
السعر: أدخل مبلغ الدفعة.
الضريبة: اختر نسبة الضريبة.
السعر خال/ شامل للضريبة: اضغط عليها لتحديد إذا ما كانت الضريبة متضمنة ضمن مبلغ الفاتورة أم لا.
بعد إدخال جميع البيانات، اضغط على زر "اعتماد" في أعلى الشاشة لحفظ الفاتورة واعتمادها.
عكس الدفعة المقدمة في فاتورة البيع النهائية لتسوية المبلغ المستحق
بعد تقديم الخدمة أو تسليم المنتج، نحتاج إلى إصدار فاتورة البيع النهائية التي تعكس القيمة الكاملة للمنتج أو الخدمة، مع الانتباه إلى أن العميل قد دفع جزءًا من المبلغ على شكل "دفعة مقدمة"، مما يعني وجوب خصم هذه الدفعة من الفاتورة النهائية لكي يظهر فقط المبلغ المتبقي المستحق على العميل.
اضغط على "المبيعات" من القائمة الرئيسية، ثم اختر "فواتير بيع"، ثم اضغط على زر "إنشاء".
نُدرج في الفاتورة البندين التاليين :
البند الأول يمثل قيمة الخدمة أو المنتج ويُربط بحساب "المبيعات".
البند الثاني بقيمة سالبة ويُربط بحساب "الدفعات المقدمة للعملاء"، كي يعكس الدفعة السابقة.
مع مراعاة احتساب الضريبة على كلا البندين.
معالجة فروقات التحصيل البنكي (رسوم التحويل)
في بعض الحالات، يخصم البنك رسوم تحويل عند استلام دفعة العميل، فيظهر في كشف الحساب مبلغ أقل من المسجل في سند القبض أو الفاتورة.
لضمان دقة التسويات البنكية ومطابقة الأرصدة، يجب تسجيل هذا الفرق كرسوم مصرفية أثناء التسوية البنكية.
مثال:
إذا كان سند القبض 1,000 ريال، ووصل منها للبنك 990 ريال، فإن الـ 10 ريال تُسجل كرسوم مصرفية.
لمعرفة كيفية تسجيل هذه الرسوم أثناء التسوية، راجع دليل:
تسجيل الرسوم المصرفية أثناء التسوية البنكية
الإجراءات المتاحة على سندات العملاء
من قائمة سندات العملاء، اختر السند المطلوب بالنقر عليه، ثم اضغط على أيقونة المزيد (⋮) لعرض الإجراءات الإضافية المتاحة لهذا السند.
- حفظ التغييرات: استخدم هذا الخيار لحفظ السند وتسجيله كمعاملة محاسبية.
- حذف: حذف المستند نهائيًا من النظام.
- طباعة / تحميل: إنشاء نسخة PDF من سند القبض أو يمكنك طباعته أو تحميله للمشاركة خارج النظام.
-
مرفقات : لإرفاق ملفات بالسند مثل الإيصالات أو الصور أو العقود.
قائمة سندات العملاء
تصل إلى قائمة سندات العملاء بالضغط على "المبيعات" من القائمة الرئيسية ثم الضغط على "سندات العملاء"، لتجد بعض الإجراءات التي يمكنك القيام بها على سندات العملاء مثل:
- شريط البحث :استخدمه للعثور على سند عميل معين بكتابة اسم العميل أو جزء منه.
- كل الوقت: يمكنك من خلاله تحديد المدى الزمني، ليتم عرض البيانات بناءً على التاريخ المحدد.
- أضف فلتر: استخدم الفلاتر لتضييق نطاق النتائج حسب جهة الاتصال، أو حساب الدفع، أو العملة.
-
ترتيب:يمكنك ترتيب البيانات حسب التاريخ (مثلًا من الأقدم إلى الأحدث أو العكس)، أو وفق الترتيب الأبجدي، أو باستخدام خيارات أخرى متعددة تناسب احتياجاتك. كما يمكنك تطبيق أكثر من نوع ترتيب في الوقت نفسه، مع إمكانية إعادة ترتيب الخيارات المحددة بسهولة من خلال سحبها وتحريكها، مما يساعد على تحسين عرض البيانات وجعلها أكثر تنظيمًا وسهولة في التصفح.
كيفية تصدير سندات العملاء
لتصدير بيانات"سندات العملاء"، قم بالضغط على الثلاث نقاط الموجودة بجانب الشاشة، ثم اختر طريقة التصدير المناسبة مثل Excel أو CSV، أو يمكنك حفظ البيانات لاستخدامها لاحقًا أو لصقها في أي مكان حسب الحاجة.
تعليقات
لا توجد تعليقات
الرجاء تسجيل الدخول لترك تعليق.